Noua reglementare privind semnătura electronică stabilește obligații clare atât pentru mediul privat, cât și pentru autoritățile publice.
Documentele semnate electronic, conform prevederilor legii, trebuie acceptate de autorități, iar instituțiile publice trebuie să ofere modalități prin care aceste documente pot fi primite și comunicate electronic.
Autoritățile trebuie să accepte documente electronice
Autoritățile și instituțiile publice au obligația să accepte documente electronice semnate cu o semnătură electronică aplicată, potrivit legii.
Această regulă este importantă pentru firme deoarece reduce dependența de documentele tipărite, deplasările la ghișeu și transmiterea fizică a actelor.
În practică, o firmă poate transmite documente semnate electronic către o autoritate publică, dacă semnătura este aplicată conform Regulamentului eIDAS (Electronic Identification, Authentication and trust Services) și legii române privind semnătura electronică.
Cum trebuie primite documentele electronice
Pentru primirea documentelor electronice, autoritățile trebuie să pună la dispoziție portaluri proprii sau să folosească instrumente puse la dispoziție de terți.
Dacă primirea prin portal nu este posibilă, instituțiile publice trebuie să utilizeze poșta electronică.
Această prevedere este foarte importantă în practică. Ea arată că digitalizarea nu depinde doar de existența unei platforme. Dacă nu există un portal funcțional pentru primirea documentelor, e-mailul poate deveni soluția minimă de comunicare electronică.
Autoritățile trebuie, de asemenea, să publice online informații privind modalitatea de primire a documentelor electronice. Cu alte cuvinte, contribuabilii, firmele și persoanele interesate trebuie să poată afla clar unde și cum trimit documentele semnate electronic.
Documentele emise de autorități în format electronic
Actele emise în format electronic de autoritățile și instituțiile publice trebuie semnate cu semnătură electronică calificată sau cu semnătură electronică avansată creată cu un certificat digital emis de o autoritate ori instituție publică din România.
Pentru antreprenori, acest aspect contează atunci când primesc răspunsuri, certificate, adrese, decizii sau alte documente de la instituții.
Documentele emise ca urmare a primirii unor acte în format electronic se comunică, de regulă, tot în format electronic, cu excepția situației în care există o cerere contrară.
Această regulă încurajează comunicarea complet digitală: firma transmite electronic, autoritatea răspunde electronic.
Integrarea cu identificarea digitală
Autoritățile care oferă servicii publice au obligația de a se integra cu platforma software centralizată pentru identificare digitală.
În plus, autoritățile care oferă servicii publice electronice pot implementa mecanisme de autentificare prin intermediul cărții electronice de identitate.
Legea permite și persoanelor juridice de drept privat să își integreze sistemele informatice private cu Platforma PSCID/ROeID, cu aprobarea prealabilă a ADR.
Semnătura electronică trebuie protejată
Titularii de certificate calificate sau de certificate pentru semnătură electronică avansată au obligația să păstreze în mod securizat datele de autentificare folosite pentru aplicarea semnăturii.
Aceste date nu trebuie divulgate altor persoane.
Când trebuie cerută revocarea certificatului
Titularul certificatului trebuie să solicite revocarea acestuia în termen de 24 de ore dacă pierde datele de creare a semnăturii, dacă are motive să creadă că acestea au ajuns la o persoană neautorizată sau dacă informațiile esențiale din certificat nu mai corespund realității.
Această obligație este importantă pentru prevenirea folosirii abuzive a semnăturii electronice.
De exemplu, dacă un dispozitiv de semnare (token) este pierdut, dacă o parolă este compromisă sau dacă datele titularului s-au schimbat, situația nu trebuie ignorată. Revocarea rapidă limitează riscul ca semnătura să fie folosită neautorizat.
Concluzie
Reglementarea semnăturii electronice schimbă semnificativ relația dintre firme și autorități. Documentele electronice semnate potrivit legii trebuie acceptate, iar instituțiile publice trebuie să ofere modalități clare de primire și comunicare electronică.
