Refacturarea nu înseamnă că trimiți clientului aceeași sumă pe care ai plătit-o și aplici automat aceeași cotă de TVA. Tratamentul depinde de numele înscris pe factura furnizorului, de persoana în contul căreia a fost făcută achiziția și de legătura cheltuielii cu operațiunea principală.
Normele metodologice aferente art. 286 din Codul fiscal separă trei situații: refacturarea propriu-zisă, decontarea unei sume plătite în numele altei persoane și recuperarea unei cheltuieli accesorii.
Ce înseamnă refacturarea cheltuielilor?
Există o refacturare propriu-zisă atunci când firma cumpără bunul sau serviciul în nume propriu, dar în contul altei persoane, iar apoi recuperează exact costul achiziției.
Normele cer îndeplinirea cumulativă a două condiții: firma urmărește numai recuperarea unei achiziții făcute pe numele său în contul altuia și nu încasează mai mult decât a plătit.
În materia TVA se aplică așa-numita structură de comisionar. Practic, firma este tratată ca și cum ar fi primit și apoi ar fi furnizat ea însăși bunul sau serviciul. Dacă sunt îndeplinite condițiile legale, aceasta poate deduce TVA aferentă achiziției și trebuie să colecteze TVA pentru operațiunea taxabilă refacturată.
Când faci doar o decontare?
Decontarea apare atunci când factura furnizorului este emisă direct pe numele beneficiarului, dar este plătită de o altă persoană în numele și în contul acestuia.
Firma care a făcut plata nu deduce TVA de pe factura emisă pe numele beneficiarului și nu colectează TVA atunci când își recuperează banii. Ea poate întocmi opțional o factură de decontare, pe care nu înscrie distinct taxa. Documentul se transmite împreună cu factura inițială.
Beneficiarul analizează dreptul de deducere pe baza facturii emise pe numele său de furnizor, nu pe baza facturii de decontare.
Ce TVA aplici la refacturare?
Regimul TVA se stabilește după natura bunului sau serviciului refacturat. Trebuie verificate locul operațiunii, cota aplicabilă, existența unei scutiri și persoana obligată la plata taxei.
De exemplu, dacă firma cumpără în nume propriu servicii de cazare și transport pentru o altă companie și le recuperează, fiecare serviciu își păstrează propriul tratament fiscal. Nu aplici automat cota folosită pentru activitatea principală a firmei tale.
Exigibilitatea operațiunii refacturate intervine, potrivit Normelor metodologice, la data emiterii facturii de către firma care recuperează cheltuiala. Pentru operațiunile la care între timp s-a schimbat cota TVA, trebuie verificată și data faptului generator al operațiunii inițiale.
Când cheltuiala urmează serviciul principal?
Nu orice cost recuperat separat este o refacturare în sens fiscal. Dacă acel cost este accesoriu unei livrări sau prestări realizate de firmă, el intră în baza de impozitare a operațiunii principale și urmează același tratament TVA.
Să presupunem că o firmă de consultanță stabilește că beneficiarul va suporta transportul, cazarea și diurna consultanților. Aceste costuri sunt necesare pentru prestarea serviciului și cad în sarcina consultantului. Chiar dacă sunt prezentate separat pe factură, ele sunt accesorii consultanței, nu servicii refacturate distinct.
Aceeași logică se poate aplica transportului, asigurării pe durata transportului, încărcării sau manipulării suportate de furnizor și recuperate de la client.
Poți adăuga un comision peste cheltuială?
Dacă firma recuperează mai mult decât costul suportat, nu mai este îndeplinită condiția refacturării din Normele metodologice. Diferența poate reprezenta remunerarea unei prestații proprii și trebuie analizată separat.
Ai nevoie de un cod CAEN pentru operațiunea refacturată?
Dacă singurul scop este recuperarea costurilor și sunt respectate condițiile refacturării, Normele metodologice precizează că firma nu trebuie să aibă înscrisă în obiectul de activitate livrarea sau prestarea pe care o refacturează.
Ce trebuie să verifici concret?
- pe numele cui a fost emisă factura inițială;
- cine suportă cheltuiala potrivit contractului;
- dacă recuperezi doar costurile sau adaugi o marjă proprie;
- dacă suma este o operațiune distinctă sau un element accesoriu al serviciului principal.
Refacturarea și decontarea necesită documente diferite și produc efecte distinte în plan fiscal.
