Pontajul nu este doar un document utilizat la calculul salariilor. Codul muncii obligă angajatorul să țină, pentru fiecare salariat, evidența orelor de muncă prestate zilnic și să înregistreze ora de începere și ora de sfârșit a programului.
Această evidență trebuie să poată fi prezentată inspectorilor de muncă atunci când este solicitată. Pentru angajator, asta înseamnă că simpla menționare a numărului total de ore lucrate într-o zi nu acoperă integral cerința prevăzută de art. 119 din Codul muncii.
Ce trebuie să conțină pontajul angajaților?
Codul muncii nu folosește neapărat noțiunea de „pontaj” și nu face trimitere la un formular, ci vorbește despre evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat.
Art. 119 alin. (1) cere ca din această evidență să rezulte cel puțin:
- salariatul pentru care este ținută evidența;
- orele de muncă prestate în fiecare zi;
- ora de începere și ora de sfârșit a programului de lucru.
Ultimul element este important. O evidență în care apare doar mențiunea „8 ore” pentru fiecare zi nu reflectă toate informațiile pe care Codul muncii cere să le evidențieze angajatorul. Din document trebuie să poată fi identificat și intervalul în care salariatul a lucrat.
Există un model obligatoriu de pontaj?
Art. 119 din Codul muncii nu impune un formular standard de pontaj. Legea stabilește informațiile care trebuie evidențiate, nu un model pe care firmele trebuie să îl folosească.
Asta lasă angajatorului o anumită libertate în organizarea evidenței, în funcție de dimensiunea firmei și de modul concret de lucru.
Important este ca sistemul folosit să permită evidențierea reală a timpului lucrat de fiecare salariat și ca informațiile cerute de lege să poată fi prezentate atunci când sunt solicitate la control.
Din această perspectivă, pontajul nu ar trebui privit ca o simplă formalitate completată la sfârșitul lunii, fără legătură cu programul efectiv al angajaților.
Unde trebuie păstrată evidența timpului de muncă?
Codul muncii prevede că evidența trebuie ținută la locul de muncă. În acest sens, locul de muncă poate fi sediul principal al angajatorului, dar și o sucursală, reprezentanță, agenție sau un punct de lucru aparținând acestuia, în care salariatul își desfășoară activitatea.
Motivul este unul practic: inspectorii de muncă trebuie să poată verifica evidența orelor lucrate atunci când solicită acest lucru.
Cum se ține pontajul pentru salariații mobili sau cei care lucrează de acasă?
Pentru aceste categorii, Codul muncii permite o abordare adaptată modului în care este desfășurată activitatea.
Art. 119 alin. (2) prevede că, pentru salariații mobili și pentru cei care desfășoară muncă la domiciliu, evidența orelor lucrate zilnic se ține în condițiile stabilite cu salariații prin acord scris, în funcție de specificul activității.
Cu alte cuvinte, atunci când angajatorul nu poate urmări programul în același mod ca în cazul unui salariat care lucrează la sediu, modalitatea concretă de evidențiere trebuie stabilită în scris.
Evidența timpului de muncă nu are rol doar în calcularea salariului. Aceasta permite verificarea modului în care sunt respectate regulile privind durata programului, repausul și munca suplimentară.
Dacă un salariat figurează permanent cu opt ore lucrate, dar evidența nu arată când a început și când a terminat efectiv activitatea, devine dificil de stabilit dacă programul declarat corespunde celui prestat în realitate.
Pentru firmele în care există programe diferite, ture, ore suplimentare sau ore variabile de începere și terminare a activității, o evidență corectă este cu atât mai importantă.
Pontajul ar trebui să reflecte programul real
Una dintre greșelile care pot apărea în practică este completarea pontajului după un model fix, indiferent de orele efectiv lucrate.
Dacă programul unui salariat a fost diferit într-o anumită zi, evidența ar trebui să reflecte situația reală. Scopul art. 119 este tocmai acela de a exista o evidență a muncii efectiv prestate, nu doar o reproducere automată a programului prevăzut în contract.
Pentru angajator, o evidență corectă a timpului de muncă ajută și la clarificarea unor eventuale discuții privind orele suplimentare, absențele sau respectarea programului.
Ce ar trebui să verifice angajatorul?
Dacă folosești un pontaj lunar sau un sistem intern de evidență a timpului de lucru, verifică în special:
- dacă evidența este ținută individual pentru fiecare salariat și pentru fiecare zi lucrată;
- dacă apar ora de începere și ora de sfârșit a programului;
- dacă informațiile din pontaj corespund timpului efectiv lucrat;
- dacă evidența poate fi pusă la dispoziția inspectorilor de muncă atunci când este solicitată.
Pontajul poate părea un document administrativ simplu, dar are o funcție mult mai importantă: arată cum a fost prestat efectiv timpul de muncă. Tocmai de aceea, evidența ar trebui organizată astfel încât să reflecte realitatea, nu doar programul teoretic al firmei.
