REGES este registrul electronic al salariaților, dar nu înlocuiește dosarul de personal. Angajatorul trebuie să păstreze în continuare documentele care justifică angajarea, modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă.
Pentru antreprenori, dosarul de personal este important deoarece dovedește că datele transmise în REGES sunt corecte.
Ce trebuie să conțină dosarul de personal?
Dosarul de personal trebuie să includă documentele relevante pentru raportul de muncă.
În mod obișnuit, acesta cuprinde:
- actele necesare angajării;
- contractul individual de muncă;
- actele adiționale;
- documentele privind suspendarea sau încetarea contractului;
- actele de studii sau certificatele de calificare;
- alte documente care justifică datele introduse în REGES.
Dosarul de personal reprezintă suportul juridic al informațiilor transmise în registru.
Dosar fizic sau electronic?
Dacă documentele sunt semnate pe hârtie, angajatorul păstrează dosarul în format fizic.
Dacă părțile folosesc semnătură electronică avansată sau calificată pentru documentele de muncă, angajatorul trebuie să întocmească dosarul de personal în format electronic, cu respectarea regulilor de arhivare electronică.
În ambele cazuri, dosarul trebuie păstrat în condiții care asigură securitatea datelor.
Ce drepturi are salariatul?
Salariatul sau fostul salariat poate solicita copii ale documentelor din dosarul personal.
De asemenea, la încetarea activității, angajatorul trebuie să elibereze documente care atestă activitatea desfășurată, durata activității, salariul și vechimea în muncă și în specialitate.
Pentru firme, aceste obligații sunt importante deoarece foștii salariați au nevoie de documente pentru alte angajări, pensie, credite, dosare profesionale sau alte proceduri administrative.
De ce contează pentru angajator?
Un dosar de personal incomplet poate crea probleme la control sau în cazul unui litigiu de muncă.
Dacă datele din REGES nu sunt susținute de documente, angajatorul poate avea dificultăți în a demonstra legalitatea unei modificări, a unei suspendări sau a încetării contractului.
Concluzie
REGES nu elimină obligația de a păstra dosarul de personal. Dimpotrivă, face mai importantă corelarea dintre datele transmise în registru și documentele existente în firmă.
Pentru antreprenori, regula este simplă: orice informație introdusă în REGES trebuie să poată fi justificată printr-un document păstrat în dosarul salariatului.
