Multe firme aleg să externalizeze completarea și transmiterea datelor în REGES către un prestator specializat în servicii de resurse umane și salarizare.
Soluția este practică, mai ales pentru antreprenorii care nu au un departament intern de resurse umane. Totuși, externalizarea nu înseamnă transferarea obligațiilor legale ale angajatorului.
Angajatorul nu este exonerat de răspundere
Legea permite contractarea serviciilor de completare și transmitere a datelor în registru. Contractarea unui prestator nu îl exonerează însă pe angajator de obligațiile privind REGES.
Prin urmare, dacă prestatorul transmite date greșite, incomplete sau cu întârziere, angajatorul poate răspunde în fața autorităților.
Prestatorul poate răspunde, la rândul său, față de angajator pentru prejudiciile produse din culpa sa, potrivit contractului încheiat și regulilor generale aplicabile. O asemenea răspundere contractuală nu înlătură însă obligațiile angajatorului față de autorități.
Ce trebuie verificat când lucrezi cu un prestator?
Un antreprenor ar trebui să verifice cel puțin următoarele aspecte:
- cine transmite efectiv datele în REGES;
- cum și în ce termen îi sunt comunicate prestatorului modificările de personal;
- cum confirmă prestatorul efectuarea transmiterii;
- cum sunt corectate eventualele erori;
- cine suportă contractual prejudiciile produse din culpa prestatorului;
- cum este gestionat accesul la registru la încetarea colaborării.
Firma trebuie să păstreze dovezile comunicărilor și ale transmiterilor, mai ales în cazul angajărilor, modificărilor salariale, suspendărilor și încetărilor contractelor.
Prestatorul nu poate subcontracta serviciul
Prestatorul contractat pentru completarea și transmiterea datelor în REGES nu poate subcontracta, la rândul său, aceste servicii.
Regula este importantă deoarece angajatorul trebuie să știe cine operează efectiv în registru și cine are acces la informațiile despre salariați.
Datele cu caracter personal trebuie protejate
REGES conține date cu caracter personal despre salariați: date de identificare, funcție, salariu, durata muncii, suspendarea și încetarea contractului, precum și alte informații profesionale.
Angajatorul și prestatorul trebuie să stabilească reguli clare privind accesul, confidențialitatea, securitatea și utilizarea acestor date, cu respectarea legislației privind protecția datelor cu caracter personal.
Cum reduci riscul când externalizezi REGES?
Externalizarea poate fi eficientă, dar nu elimină obligațiile angajatorului. Firma trebuie să transmită informațiile la timp, să solicite confirmarea operațiunilor și să păstreze dovezile relevante.
Contractul cu prestatorul ar trebui să stabilească termene clare, procedura de corectare a erorilor și răspunderea pentru prejudiciile produse din culpa acestuia. Astfel, o eroare administrativă poate fi identificată și remediată înainte să devină o problemă la control.
