Cheltuielile de protocol pot fi înregistrate de firmă, dar pentru o societate plătitoare de impozit pe profit ele sunt deductibile numai în limita stabilită de Codul fiscal. Separat, cadourile oferite gratuit au propriile reguli de TVA. Plafonul de deductibilitate și pragul aplicabil cadourilor nu trebuie confundate.
Ce intră în categoria cheltuielilor de protocol?
Cheltuielile de protocol sunt legate de relațiile de afaceri ale firmei, nu de consumul personal al administratorului, asociaților sau salariaților. În practică, discuția apare atunci când firma suportă costul unei întâlniri cu parteneri, al unei acțiuni de reprezentare ori al unor cadouri oferite clienților sau colaboratorilor.
Codul fiscal nu oferă o listă completă a tuturor situațiilor posibile. Încadrarea depinde de scopul cheltuielii și de legătura sa cu activitatea economică. O factură emisă pe firmă dovedește achiziția, dar nu poate justifica singură de ce cheltuiala a fost făcută în interesul afacerii.
Cât este deductibil
Cheltuielile de protocol au deductibilitate limitată. Art. 25 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal permite deducerea lor în limita unei cote de 2% aplicate asupra profitului contabil, la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol.
Calculul nu se face prin aplicarea cotei de 2% direct asupra cifrei de afaceri și nici asupra valorii totale a cheltuielilor firmei.
Să presupunem, într-un exemplu simplificat, că societatea are:
- profit contabil de 100.000 de lei;
- cheltuieli cu impozitul pe profit de 10.000 de lei;
- cheltuieli de protocol de 5.000 de lei.
Baza de calcul este de 115.000 de lei, iar limita deductibilă este de 2.300 de lei. Diferența de 2.700 de lei rămâne cheltuială în contabilitate, dar este nedeductibilă la calculul rezultatului fiscal.
Ce se întâmplă cu partea care depășește plafonul?
Partea care depășește limita nu dispare din evidențele firmei și nu este anulată. Ea rămâne cheltuială contabilă, însă se adaugă la calculul rezultatului fiscal ca valoae nedeductibilă.
Asta explică de ce profitul contabil și rezultatul fiscal pot fi diferite. Firma a suportat costul în mod real, dar Codul fiscal nu îi recunoaște integral efectul la calculul impozitului pe profit.
Cum se tratează TVA pentru cadourile de protocol?
Pentru bunurile oferite gratuit în cadrul acțiunilor de protocol există un prag distinct de 100 de lei, exclusiv TVA, pentru fiecare cadou. Un cadou poate cuprinde unul sau mai multe bunuri.
Dacă valoarea unui cadou este de cel mult 100 de lei, exclusiv TVA, acordarea lui nu este considerată livrare de bunuri. Dacă valoarea este mai mare, firma însumează depășirile de plafon aferente perioadei fiscale și colectează TVA pentru acestea, dacă taxa aferentă bunurilor a fost dedusă total sau parțial.
Pentru depășire se întocmește autofactură numai în scopuri de TVA, iar taxa colectată este inclusă în decontul perioadei fiscale în care au fost acordate cadourile.
Pragul de 100 de lei nu stabilește cât din cheltuiala de protocol este deductibilă la impozitul pe profit. Este o regulă de TVA și funcționează separat de plafonul de 2%.
Se aplică pragul de 100 de lei și meselor de afaceri?
Nu în aceeași formă. Pragul din Normele metodologice privește bunurile oferite gratuit, adică darurile de protocol. Pentru utilizarea gratuită a unor bunuri ale firmei sau pentru servicii acordate în cadrul acțiunilor de protocol, normele prevăd o analiză legată de scopul economic și precizează că plafonul de 100 de lei nu se aplică.
De aceea, o masă de afaceri și un cadou oferit unui client nu trebuie tratate automat după aceeași regulă de TVA.
Regula de 2% contează și pentru microîntreprinderi?
Nu la calculul impozitului pe veniturile microîntreprinderilor. Baza acestui impozit este formată, ca regulă, din venituri, cu scăderile și ajustările expres prevăzute la art. 53 din Codul fiscal. Cheltuiala de protocol nu reduce direct această bază prin plafonul de 2%.
Chiar și pentru o microîntreprindere, cheltuiala trebuie înregistrată corect, iar regulile de TVA pot rămâne relevante dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA.
Ce trebuie să urmărești concret?
Înainte de înregistrarea unei cheltuieli de protocol, verifică separat:
- legătura cheltuielii cu relațiile de afaceri și documentele care justifcă scopul ei;
- iimita de deductibilitate aplicabilă impozitului pe profit;
- regulile de TVA, mai ales când sunt oferite gratuit cadouri.
Cheltuielile de protocol nu sunt integral deductibile doar pentru că factura este emisă pe firmă. Tratamentul corect presupune două verificări diferite: plafonul fiscal al cheltuielii și, după caz, TVA aferentă bunurilor ori serviciilor oferite.
Pentru verificarea tratamentului contabil și fiscal al cheltuielilor firmei, poți solicita prin Contopia oferte de la experți contabili sau fiscali.
