La înființarea unei firme trebuie stabilit sediul social al acesteia. În practică, această noțiune este uneori confundată cu domiciliul fiscal sau cu locul în care societatea își desfășoară efectiv activitatea (punctul de lucru).
Deși pot coincide, cele trei noțiuni nu au întotdeauna aceeași semnificație.
Ce este sediul social al firmei
Sediul social este adresa oficială a societății, menționată în actul constitutiv și înregistrată la Oficiul Național al Registrului Comerțului.
La înființarea firmei, precum și atunci când sediul social este schimbat, trebuie prezentat documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului respectiv.
În funcție de situație, sediul social poate fi stabilit de regulă într-un imobil:
- aflat în proprietatea societății;
- utilizat în baza unui contract de închiriere;
- pus la dispoziție gratuit printr-un contract de comodat;
Ce se întâmplă dacă expiră contractul pentru sediul social
Administratorii sau asociații trebuie să urmărească termenul de valabilitate al contractului de închiriere, de comodat sau a oricărui alt document utilizat pentru stabilirea sediului social.
Expirarea dreptului de folosință asupra spațiului poate determina declararea firmei ca inactivă fiscal.
În această situație, organul fiscal transmite societății o notificare. Dacă problema nu este remediată, declararea inactivității fiscale se poate realiza după împlinirea termenului indicat în cuprinsul notificării.
Pentru firmele înregistrate în scopuri de TVA, inactivitatea fiscală poate atrage și anularea codului de TVA, cu efecte importante asupra activității curente.
Ce sunt sediile secundare
Dacă firma desfășoară activitate și în alte locații, pot fi înființate sedii secundare, precum puncte de lucru, agenții sau alte unități fără personalitate juridică.
Sediile secundare trebuie înregistrate la Registrul Comerțului. La înființarea unui punct de lucru se prezintă, printre altele, documentul care dovedește dreptul de folosință asupra spațiului.
Unde poate fi autorizată activitatea firmei
La înființarea firmei sau atunci când intervin modificări, societatea depune la Registrul Comerțului o declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor legale de funcționare.
Activitățile pot fi autorizate:
- la sediul social;
- la unul sau mai multe sedii secundare;
- la terți.
Ce este domiciliul fiscal
Domiciliul fiscal este noțiunea utilizată pentru stabilirea organului fiscal competent să administreze obligațiile societății.
În cazul unei persoane juridice, domiciliul fiscal este, de regulă, sediul social. Există însă situații în care cele două adrese sunt diferite.
Dacă gestiunea administrativă și conducerea efectivă a afacerii sunt exercitate într-un alt loc decât sediul social declarat, domiciliul fiscal poate fi stabilit la acea adresă.
Când trebuie înregistrat un domiciliu fiscal diferit
Dacă domiciliul fiscal este diferit de sediul social, firma trebuie să depună o cerere de înregistrare sau de modificare a domiciliului fiscal, însoțită de documentele justificative.
Cererea se depune la organul fiscal în a cărui rază teritorială urmează să fie stabilit domiciliu fiscal. Dacă organul fiscal constată că activitatea administrativă și conducerea efectivă sunt exercitate la o altă adresă, poate modifica domiciliul fiscal și din oficiu.
În schimb, dacă sediul social reprezintă și domiciliul fiscal al firmei, schimbarea sediului social produce și modificarea domiciliului fiscal, fără să fie necesară depunerea unei cereri distincte.
Care este diferența dintre sediul social și domiciliul fiscal
Sediul social este adresa oficială a firmei, înscrisă în actul constitutiv și în Registrul Comerțului.
Domiciliul fiscal este adresa relevantă în relația cu organul fiscal și poate fi diferită dacă societatea este administrată efectiv dintr-o altă locație.
Concluzie
Pentru a evita problemele administrative și fiscale, firmele trebuie să urmărească valabilitatea documentelor privind sediul social și să înregistreze la timp orice modificare în legătură cu acestea.
