Schimbarea denumirii unei firme nu afectează existența societății și nici contractele sau obligațiile acesteia. SRL-ul își păstrează codul unic de înregistrare (CUI), patrimoniul și istoricul fiscal. După înregistrarea noii denumiri la Registrul Comerțului, trebuie însă actualizate documentele comerciale și datele comunicate băncilor și partenerilor.
Cum se schimbă denumirea unui SRL?
Procedura începe cu verificarea disponibilității și rezervarea noii denumiri la Registrul Comerțului. Potrivit art. 50 din Legea nr. 265/2022, denumirea trebuie să fie disponibilă și să se deosebească de cele deja înregistrate sau rezervate.
După rezervare, schimbarea trebuie aprobată prin hotărârea adunării generale a asociaților sau prin decizia asociatului unic, cu respectarea actului constitutiv.
Dosarul de înregistrare cuprinde, în principal:
- cererea de înregistrare a mențiunii și dovada rezervării noii denumiri.
- hotărârea AGA sau decizia asociatului unic prin care se aprobă schimbarea.
- actul constitutiv actualizat și, după caz, împuternicirea persoanei care depune documentele.
Art. 204 alin. (4) din Legea nr. 31/1990 impune depunerea actului modificator și a actului constitutiv actualizat. Noua denumire se utilizează după înregistrarea modificării la Registrul Comerțului.
Se schimbă CUI-ul sau numărul de înregistrare al firmei?
Nu. Schimbarea denumirii nu determină atribuirea unui nou CUI sau J
Art. 205 din Legea nr. 31/1990 prevede că modificările actului constitutiv nu duc la crearea unei persoane juridice noi.
Societatea își păstrează identitatea juridică, inclusiv numărul de înregistrare în Registrul Comerțului. Se modifică doar denumirea sub care aceasta este identificată.
Contractele trebuie modificate sau semnate din nou?
Contractele aflate în derulare rămân valabile, deoarece schimbarea denumirii nu modifică identitatea părții contractante și produce efecte pentru viitor.
Nu este necesară încheierea unor contracte noi sau modificarea acestora doar pentru actualizarea denumirii. Totuși, trebuie verificate clauzele care impun notificarea partenerilor în cazul modificării datelor de identificare.
În practică, comunicarea noii denumiri împreună cu documentul emis de Registrul Comerțului este, de regulă, suficientă. Dacă un contract prevede expres actualizarea datelor prin act adițional, trebuie respectată această obligație.
Același principiu se aplică și creditelor, contractelor de leasing, închirierilor și celorlalte obligații contractuale.
Ce se întâmplă cu facturile emise înainte de schimbarea denumirii?
Facturile emise corect sub vechea denumire nu trebuie refăcute doar pentru că societatea și-a schimbat ulterior numele.
Operațiunile respective aparțin aceleiași persoane juridice, identificată prin același CUI.
Pentru facturile emise după înregistrarea modificării trebuie utilizată noua denumire. Art. 74 din Legea nr. 31/1990 impune menționarea denumirii societății și a celorlalte date obligatorii pe documentele comerciale.
Trebuie actualizate inclusiv informațiile din programul de facturare, ofertele comerciale, comenzile și datele publicate pe site-ul firmei.
Trebuie schimbat contul bancar?
Schimbarea denumirii nu impune, ca regulă, deschiderea unui cont bancar nou. Conturile existente continuă să aparțină aceleiași societăți.
Banca trebuie însă informată pentru actualizarea datelor de identificare. În funcție de procedurile instituției, pot fi solicitate certificatul de înregistrare actualizat, hotărârea asociaților sau alte documente.
Codurile IBAN nu se modifică automat ca urmare a schimbării denumirii. Este recomandată verificarea actualizării datelor utilizate pentru plăți și încasări.
Ce trebuie făcut după înregistrarea noii denumiri?
După finalizarea procedurii la Registrul Comerțului, trebuie actualizate datele firmei în relația cu băncile, clienții, furnizorii și instituțiile relevante.
O atenție deosebită trebuie acordată facturilor, contractelor noi, platformelor de plată și documentelor care conțin vechea denumire.
Schimbarea denumirii este o modificare a datelor de identificare, nu o schimbare a societății. Contractele, datoriile și drepturile existente rămân valabile, însă actualizarea documentelor comerciale și informarea partenerilor evită neclaritățile și problemele administrative.
