Când schimbi contabilul, noul colaborator are nevoie de evidența existentă și de documentele pe care aceasta se bazează. Registrele și documentele justificative ale firmei se păstrează și după încheierea colaborării, potrivit obligației prevăzute de art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991.
Ce pregătești pentru preluare?
Pentru o predare clară, este util să centralizezi:
- registrele contabile pentru perioadele anterioare și documentele justificative;
- ultima balanță de verificare și situațiile care explică soldurile, de exemplu sumele de încasat de la clienți și datoriile către furnizori;
- declarațiile și situațiile financiare depuse, împreună cu dovezile depunerii.
Balanța îl ajută pe noul contabil să înțeleagă situația conturilor. Pentru a urmări din ce operațiuni provin sumele, acesta are nevoie și de registre și de documentele aferente.
Stabilește până la ce dată a lucrat contabilul anterior și de când preia noul contabil. Clarifică și eventualele lucrări rămase de finalizat.
Ce se întâmplă cu registrele electronice?
Clarifică formatul în care sunt predate fișierele și verifică dacă noul contabil le poate accesa și folosi. Dacă acesta lucrează în alt program, modul de preluare a datelor trebuie discutat din timp.
Art. 23 din Legea contabilității cere păstrarea și posibilitatea controlului datelor prelucrate informatic. Aceste cerințe rămân relevante și când se schimbă persoana care ține contabilitatea.
