Schimbarea contabilului presupune transferul documentelor și al evidențelor firmei. Pentru tine, ca administrator, contează să știi până unde a fost lucrată contabilitatea și cine se ocupă de următoarele declarații.
De unde să începi?
Primul pas este verificarea contractului actual și stabilirea condițiilor în care se încheie colaborarea. Uită-te la clauzele privind notificarea, eventualul preaviz, serviciile rămase de efectuat și predarea documentelor.
Un contract încheiat valabil este obligatoriu pentru părți, iar încetarea acestuia se face în conformitate cu dispozițiile legale și contractuale.
Cu noul contabil stabilește momentul preluării contabilității, activitățile incluse în ofertă și costul eventualelor verificări sau completări pentru lunile anterioare.
Ce documente se predau noului contabil?
Predarea se organizează în funcție de activitatea firmei și de documentele aflate efectiv la fiecare parte. Urmărește în special patru categorii de documente:
- Documentele justificative: facturi, extrase de cont, documente de casă, deconturi și contracte relevante pentru operațiunile înregistrate.
- Evidențele contabile: balanțe de verificare, fișe de cont, Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea mare și situațiile detaliate pentru clienți, furnizori, stocuri și mijloace fixe, după caz.
- Declarațiile și raportările: declarațiile fiscale transmise, recipisele aferente, situațiile financiare și documentele privind relația cu ANAF.
- Documentele specifice firmei: evidențe de salarizare, situații ale creditelor, leasingurilor, împrumuturilor asociaților și alte asemenea informații.
Nu trebuie transferate documente care se află deja în arhiva firmei. Trebuie însă clarificat unde se găsesc și cum le poate consulta noul contabil.
De ce nu este suficientă ultima balanță?
Balanța arată situația conturilor, dar pentru continuarea evidenței sunt necesare și explicațiile sumelor din aceasta.
De exemplu, din totalul datoriilor către furnizori nu rezultă ce facturi au rămas neachitate și când sunt scadente. Noul contabil are nevoie și de evidența pe fiecare furnizor, pentru a putea urmări plățile ulterioare.
Aceeași verificare este necesară pentru clienți, stocuri, numerar, conturi bancare sau împrumuturi. Dacă un sold nu este explicat ori nu corespunde documentelor disponibile, diferența trebuie clarificată cât mai repede.
Cine depune declarațiile în perioada de tranziție?
Stabilește explicit cine pregătește și transmite fiecare declarație aferentă perioadei de tranziție. Data la care începe noul contract nu este suficientă în toate cazurile.
De exemplu, dacă noul contabil preia activitatea din octombrie, clarifică cine finalizează evidența pentru septembrie și cine transmite declarațiile aferente acestei perioade.
Discută separat despre situațiile financiare anuale, eventualele corecții pentru perioade anterioare și solicitările ANAF aflate în lucru.
Ce se întâmplă cu fișierele și accesul la aplicații?
Transferul trebuie să includă și informațiile digitale necesare continuării contabilității. Clarifică ce rapoarte, exporturi sau copii ale datelor firmei trebuie furnizate și în ce format.
Verifică și accesul în SPV, în programul de facturare și în celelalte aplicații folosite. Organizează autorizarea noului prestator.
Cine răspunde după preluare?
Răspunderea se analizează în funcție de obligațiile legale, contractele încheiate și lucrările efectuate. Potrivit art. 10 alin. (1) din Legea nr. 82/1991, administratorul are responsabilitatea organizării și conducerii contabilității. Pentru contabilitatea externalizată, alin. (3) și (4) prevăd colaborarea cu prestatori autorizați, membri CECCAR, și răspunderea acestora pentru conducerea contabilității, potrivit legii și contractului.
În practică, implicarea ta înseamnă să asiguri documentele, să urmărești finalizarea predării și să ceri lămuriri asupra lucrărilor rămase.
Dacă vrei să schimbi contabilul, când soliciți oferte prin Contopia, precizează că firma are deja activitate și că ai nevoie de preluarea contabilității. Astfel, poți discuta cu fiecare contabil atât tariful lunar, cât și condițiile concrete ale transferului.
