Un dosar rătăcit, o arhivă inundată sau un calculator defect pot lăsa firma fără o parte din evidența contabilă. În asemenea situații, Legea contabilității nr. 82/1991 cere luarea măsurilor de reconstituire a documentelor pierdute, sustrase sau distruse.
Ce verifici mai întâi?
Începe prin a discuta cu contabilul și a stabili ce s-a pierdut efectiv. Poate lipsi un registru pentru o anumită perioadă, un dosar cu documente justificative sau baza de date din programul contabil.
Ca pași practici, sunt utile:
- identificarea documentelor și a perioadelor afectate;
- consemnarea datei la care ai constatat lipsa ori distrugerea;
- verificarea copiilor disponibile la firmă, la contabil sau la partenerii de afaceri.
Pentru refacerea registrelor contează și documentele justificative, precum facturile și chitanțele, deoarece acestea stau la baza înregistrărilor. Verificarea împreună cu contabilul ajută la stabilirea documentelor care pot fi recuperate și a celor care trebuie reconstituite potrivit regulilor aplicabile.
Care este termenul de reconstituire?
Potrivit art. 26 din Legea contabilității, măsurile de reconstituire se iau în maximum 30 de zile de la constatarea pierderii, sustragerii sau distrugerii.
În caz de forță majoră, legea prevede un termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.
Dacă registrele erau în format electronic?
Verifică dacă datele mai există în programul contabil sau într-o copie de siguranță. De exemplu, dacă s-a defectat calculatorul firmei, contabilul poate avea în continuare datele necesare pentru generarea registrelor.
Ce consecințe pot apărea?
Fără registre și documentele aferente, firma poate întâmpina dificultăți când trebuie să explice operațiunile înregistrate sau să prezinte evidența la un control. Nerespectarea obligațiilor de păstrare și reconstituire poate atrage sancțiuni contravenționale, potrivit art. 41 și 42 din Legea contabilității.
