Sumele depuse ca aport la capitalul social al unui SRL pot fi folosite pentru cheltuielile firmei. După vărsarea aportului, societatea poate utiliza sumele pentru chirie, echipamente, servicii sau alte plăți necesare activității. Legea nu impune păstrarea permanentă a capitalului social într-un cont bancar, dar nici nu permite asociatului să retragă banii pentru cheltuieli personale.
Ce se întâmplă cu banii depuși la capitalul social?
Banii aduși ca aport intră în patrimoniul societății și nu mai reprezintă banii personali ai asociatului.
Art. 16 alin. (1) din Legea nr. 31/1990 prevede că aporturile în numerar sunt obligatorii la constituirea societăților. Totodată, art. 65 alin. (1) stabilește regula potrivit căreia bunurile aduse ca aport devin proprietatea societății din momentul înmatriculării, în lipsa unei stipulații contrare.
Capitalul social reprezintă contribuția asociaților la constituirea sau finanțarea societății. În schimbul acestei contribuții, fiecare asociat primește părți sociale și drepturile corespunzătoare participației sale.
Suma depusă nu este o taxă plătită statului și nici un depozit care trebuie păstrat neatins. Banii devin resurse ale firmei, care îi poate utiliza în condițiile legii.
Trebuie să păstrezi permanent capitalul social în contul bancar?
Nu. Valoarea capitalului social înscrisă în actul constitutiv nu trebuie să coincidă cu soldul contului bancar.
Reglementările contabile aprobate prin Ordinul nr. 1.802/2014 fac o distincție între capitalul social, evidențiat în contul 101 „Capital”, și disponibilitățile bănești, evidențiate, între altele, în contul 512 „Conturi curente la bănci”.
Să presupunem că ai înființat un SRL cu un capital social de 2.000 de lei, integral vărsat.
Firma cumpără o imprimantă de 800 de lei. Presupunând că nu există alte operațiuni, soldul bancar scade la 1.200 de lei, iar societatea înregistrează bunul achiziționat.
Capitalul social rămâne însă de 2.000 de lei. Nu trebuie să îl reduci la Registrul Comerțului și nici să depui automat alți 800 de lei pentru a reface soldul bancar.
Pentru ce cheltuieli poți folosi capitalul social?
Poți utiliza banii pentru plăți care aparțin activității societății, cu respectarea atribuțiilor de administrare și a regulilor contabile și fiscale aplicabile.
Art. 70 alin. (1) din Legea nr. 31/1990 permite administratorilor să efectueze operațiunile necesare îndeplinirii obiectului de activitate al societății, în limitele actului constitutiv.
De exemplu, banii pot fi folosiți pentru:
- chiria sediului sau a spațiului comercial și plata utilităților.
- achiziționarea de echipamente, mobilier, materiale ori mărfuri.
- plata serviciilor de contabilitate, a abonamentelor software și a altor servicii necesare firmei.
Plățile trebuie însă documentate corespunzător. Art. 6 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991 impune consemnarea operațiunilor economice în documente justificative.
Mai trebuie făcută o distincție: faptul că o plată este efectuată din banii proveniți din capitalul social nu înseamnă automat că respectiva cheltuială este și deductibilă . Deductibilitatea se verifică separat, în funcție de natura cheltuielii și regimul fiscal al societății.
Poți retrage capitalul social în contul personal?
Nu poți recupera aportul printr-un simplu transfer din contul firmei în contul personal.
După vărsarea aportului, societatea nu îți datorează automat restituirea banilor. Capitalul social nu trebuie confundat cu un împrumut acordat firmei de către asociat.
Dacă dorești restituirea unei părți din aport, trebuie analizată procedura legală de reducere a capitalului social.
Art. 207 alin. (2) lit. b) din Legea nr. 31/1990 permite, în condițiile legii, restituirea către asociați a unei cote din aporturi prin reducerea capitalului. Operațiunea presupune respectarea cerințelor prevăzute de art. 208, inclusiv protejarea creditorilor și menținerea capitalului minim aplicabil.
În schimb, dacă firma are profit care poate fi distribuit legal, poți primi dividende potrivit art. 67 din Legea societăților. Dividendele nu reprezintă însă restituirea aportului la capitalul social ci distribuiri din profitul firmei, ce au propriul regim fiscal.
Ce se întâmplă dacă firma cheltuiește toți banii din capitalul social?
Cheltuirea integrală a disponibilităților provenite din aport nu determină reducerea capitalului social.
Contează ce a primit societatea în schimbul banilor și cum au influențat operațiunile patrimoniul acesteia. O firmă poate avea temporar un sold bancar foarte mic, dar poate deține echipamente, stocuri sau creanțe de încasat. Într-o altă situație, cheltuielile pot genera pierderi care diminuează activul net.
Aici trebuie urmărită situația financiară efectivă, nu doar soldul contului bancar.
Art. 69 și art. 69¹ din Legea nr. 31/1990 prevăd reguli de protejare a capitalului și restricții privind distribuirea profitului în anumite situații de diminuare a activului net.
Altfel spus, libertatea de a folosi banii pentru activitatea firmei nu elimină obligația de a urmări pierderile și poziția financiară a societății.
Ce trebuie să verifici înainte de utilizarea banilor?
- aportul efectiv vărsat. Verifică dacă suma subscrisă a fost depusă în condițiile legii și înregistrată corect în contabilitate.
- scopul plății. Asigură-te că bunurile sau serviciile sunt achiziționate pentru societate și că există documentele justificative necesare.
- înregistrarea contabilă. Discută cu contabilul despre tratamentul operațiunilor, efectul asupra rezultatului și eventualele implicații fiscale.
Capitalul social poate fi folosit încă de la început pentru finanțarea activității firmei, fără obligația de a păstra permanent suma în contul bancar. Ceea ce contează este ca banii să fie utilizați în interesul societății, iar operațiunile să fie justificate și înregistrate corect în contabilitate.
