Legea nr. 31/1990 permite în prezent ca asociații unui SRL să participe și să voteze la adunările generale nu doar fizic, ci și prin mijloace electronice de comunicare la distanță.
Această modificare este importantă pentru SRL-urile în care asociații nu se află în aceeași localitate sau nu pot participa fizic la ședințe.
Când se poate organiza adunarea online
Participarea prin mijloace electronice este posibilă numai dacă este îndeplinită cel puțin una dintre următoarele situații:
- actul constitutiv prevede această posibilitate;
- asociații hotărăsc astfel cu majoritatea prevăzută de art. 192 din Legea nr. 31/1990;
- toți asociații convin în scris să participe prin mijloace electronice.
Prin urmare, legea este mai flexibilă decât în cazul votului prin corespondență. Pentru adunarea online, nu este obligatoriu ca această opțiune să existe deja în actul constitutiv, dacă asociații hotărăsc sau convin în condițiile legii.
Ce condiții tehnice trebuie respectate
Nu orice discuție online poate fi considerată automat adunare generală valabilă. Mijloacele electronice folosite trebuie să permită identificarea participanților, participarea efectivă la dezbateri, retransmiterea deliberărilor în mod continuu și exprimarea votului în cadrul adunării.
De asemenea, sistemul folosit trebuie să permită verificarea ulterioară a modului în care s-a votat și posibilitatea ca fiecare participant să își poată verifica votul exprimat.
În practică, este recomandat ca societatea să păstreze dovezi clare privind convocarea, participarea, voturile exprimate și hotărârea adoptată (o soluție ar putea fi înregistrarea video a ședinței).
Cum se semnează hotărârile adoptate online
Hotărârile adoptate în cadrul adunărilor generale desfășurate prin mijloace electronice se pot semna olograf sau cu semnătură electronică, în condițiile legii.
Această regulă permite o procedură mai rapidă, mai ales în societățile în care asociații sunt în localități diferite sau în afara țării.
Concluzie
Participarea la adunarea asociaților prin mijloace electronice este o soluție modernă și utilă pentru SRL-uri. Ea permite adoptarea hotărârilor fără prezență fizică, dar numai dacă sunt respectate condițiile legale privind acordul asociaților, identificarea participanților, participarea efectivă și verificarea votului.
Pentru siguranță, actul constitutiv ar trebui să reglementeze expres această posibilitate, chiar dacă legea permite și alte variante de aprobare. Astfel, societatea poate evita blocajele și poate adopta decizii mai rapid.
