Actul constitutiv al unui SRL trebuie actualizat atunci când se modifică informațiile sau regulile de organizare prevăzute în acesta. Operațiunea presupune, de regulă, o hotărâre a asociaților sau o decizie a asociatului unic, redactarea actului constitutiv actualizat și înregistrarea modificării la Registrul Comerțului.
Când trebuie modificat actul constitutiv?
Modificarea este necesară atunci când intervine o schimbare care afectează conținutul actului constitutiv, potrivit art. 7 din Legea nr. 31/1990.
Cele mai întâlnite situații sunt:
- shimbarea denumirii, a sediului social sau a obiectului de activitate.
- majorarea ori reducerea capitalului social și modificarea structurii asociaților.
- schimbarea administratorilor, a duratei mandatului sau a regulilor privind administrarea și luarea deciziilor.
Cine aprobă modificarea actului constitutiv?
Într-un SRL cu mai mulți asociați, modificările sunt aprobate prin hotărârea adunării generale, iar într-un SRL cu asociat unic, prin decizia acestuia.
Potrivit art. 192 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, hotărârile se adoptă, ca regulă, cu majoritatea absolută a asociaților și a părților sociale, dacă actul constitutiv nu prevede altfel.
Nu mai există o regulă generală care să impună unanimitatea pentru orice modificare a actului constitutiv. Totuși, pentru anumite operațiuni pot exista cerințe speciale de vot, stabilite prin lege sau prin actul constitutiv.
Care este diferența dintre actul modificator și actul constitutiv actualizat?
Actul modificator consemnează schimbarea aprobată, în timp ce actul constitutiv actualizat cuprinde toate prevederile societății, în forma rezultată după modificare.
De exemplu, dacă o societate își schimbă sediul social, hotărârea AGA este actul modificator al adresei, iar actul constitutiv actualizat va cuprinde această adresă în locul celei vechi.
Art. 204 alin. (4) din Legea nr. 31/1990 prevede depunerea ambelor documente la Registrul Comerțului.
Actul constitutiv actualizat nu trebuie să conțină doar articolul modificat, ci textul complet al documentului, cu toate modificările anterioare integrate.
Ce documente se depun la Registrul Comerțului?
Dosarul cuprinde cererea de înregistrare, actul modificator și actul constitutiv actualizat. În funcție de operațiunea realizată, sunt necesare și documente justificative.
De exemplu, pentru schimbarea sediului social se prezintă dovada dreptului de folosință asupra spațiului, iar pentru schimbarea denumirii este necesară rezervarea noii denumiri.
Pot fi solicitate și declarații, avize, documente de identificare sau împuterniciri, în funcție de natura modificării.
Cererea poate fi depusă la Registrul Comerțului sau electronic, prin portalul ONRC, cu respectarea cerințelor privind semnătura electronică calificată.
Este necesară autentificarea notarială?
În majoritatea situațiilor, actul modificator nu trebuie autentificat la notar. Hotărârea asociaților sau decizia asociatului unic poate fi întocmită sub semnătură privată.
Există însă excepții. Potrivit art. 204 alin. (2) din Legea nr. 31/1990, forma autentică este obligatorie, de exemplu, atunci când capitalul social este majorat prin aportarea unui imobil.
În ce termen trebuie înregistrată modificarea?
Cererea trebuie depusă, ca regulă, în termen de 15 zile de la încheierea actului modificator, potrivit art. 87 din Legea nr. 265/2022.
După înregistrare, ONRC îndeplinește formalitățile de publicitate prevăzute de lege, inclusiv transmiterea documentelor relevante către Monitorul Oficial.
Modificarea actului constitutiv nu determină înființarea unei alte societăți. Conform art. 205 din Legea nr. 31/1990, firma își păstrează personalitatea juridică, drepturile și obligațiile existente.
Actul constitutiv trebuie să reflecte situația juridică reală a societății. Actualizarea corectă a acestuia evită neconcordanțele dintre documentele interne, informațiile înregistrate la Registrul Comerțului și regulile efectiv aplicate în firmă.
