Factura proformă este folosită frecvent pentru a comunica unui client ce produse sau servicii urmează să primească, prețul și suma pe care trebuie să o plătească. Din punct de vedere fiscal, însă, proforma nu trebuie confundată cu factura reglementată de Codul fiscal. Codul fiscal nu reglementează „factura proformă” ca o categorie distinctă de factură.
Diferența devine importantă mai ales atunci când clientul plătește suma înscrisă pe proformă sau când bunurile sunt livrate ori serviciile sunt prestate.
Ce este, de fapt, factura proformă?
În practică, proforma este un document comercial preliminar. Poate fi folosită pentru a prezenta prețul, cantitatea, serviciile, datele de plată sau alte informații necesare înainte de emiterea facturii propriu-zise.
Codul fiscal stabilește la art. 319 alin. (1) ce documente sunt considerate facturi în materia TVA: documentele sau mesajele, pe hârtie ori în format electronic, care îndeplinesc condițiile prevăzute de articol.
Noțiunea de „factură proformă” nu apare ca un document fiscal distinct în această reglementare.
Tocmai de aceea, simpla emitere a unei proforme utilizate ca document comercial preliminar nu trebuie tratată ca și cum ar fi fost emisă factura aferentă operațiunii.
Proforma se înregistrează în contabilitate?
O proformă care doar prezintă o operațiune viitoare nu consemnează, prin ea însăși, efectuarea acelei operațiuni.
Art. 6 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991 stabilește că orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează, în momentul efectuării sale, într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate și dobândește astfel calitatea de document justificativ.
Asta explică diferența dintre proformă și documentele pe baza cărora este înregistrată efectiv operațiunea. Dacă proforma este transmisă înainte de livrare, prestare sau plată și are doar rol informativ ori de solicitare a plății, ea nu înlocuiește documentele justificative aferente operațiunii realizate.
Ce se întâmplă dacă clientul plătește proforma?
Plata schimbă situația. Din acel moment trebuie verificat dacă se impune emiterea facturii fiscale.
Spre exemplu, art. 319 alin. (6) lit. d) din Codul fiscal prevede obligația emiterii facturii pentru avansurile încasate în legătură cu livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care există obligația de facturare.
Potrivit art. 319 alin. (16), factura pentru avans trebuie emisă cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care avansul a fost încasat, dacă factura nu a fost deja emisă.
Așadar, firma poate trimite clientului o proformă înainte de prestarea unui serviciu. Dacă acesta nu plătește și serviciul nu este încă prestat, proforma rămâne documentul preliminar. Dacă însă clientul plătește suma solicitată, firma trebuie să urmărească regulile fiscale aplicabile avansului.
Proforma generează TVA?
Proforma, ca simplu document comercial, nu este evenimentul care generează obligația fiscală.
În materia TVA contează faptul generator, exigibilitatea și, atunci când plata intervine înainte de livrare sau prestare, regulile aplicabile avansurilor. Normele Codului fiscal confirmă că încasarea unui avans poate avea efecte asupra exigibilității TVA și asupra facturării.
De aceea, ideea că „am emis doar proforma, deci nu există nicio obligație fiscală indiferent ce se întâmplă ulterior” este greșită. Dacă suma este încasată, trebuie analizată fiscal încasarea.
La fel, faptul că pe proformă apare separat o valoare denumită TVA nu transformă automat documentul într-o factură fiscală și nu înlocuiește factura care trebuie emisă potrivit art. 319 Cod fiscal.
Factura proformă trebuie transmisă în RO e-Factura?
Trebuie făcută diferența între o proformă comercială și o factură în sensul Codului fiscal.
Art. 319 alin. (1^1) stabilește pentru operațiunile dintre persoane impozabile stabilite în România condițiile în care documentele sunt considerate facturi, cu trimitere la regulile RO e-Factura.
O proformă folosită exclusiv ca document preliminar și care nu reprezintă factura emisă pentru operațiune nu înlocuiește factura supusă regulilor legale de facturare. După apariția obligației de emitere a facturii, trebuie respectate separat regulile aplicabile facturării și, după caz, transmiterii prin RO e-Factura.
Poate proforma înlocui factura după ce serviciul a fost prestat?
Nu. Dacă a avut loc operațiunea pentru care Codul fiscal impune facturarea, existența unei proforme anterioare nu înlătură obligația emiterii facturii.
Art. 319 alin. (6) Cod fical prevede obligația emiterii facturii pentru livrările de bunuri și prestările de servicii efectuate, iar alin. (16) stabilește, ca regulă, termenul maxim de emitere.
În practică, merită să separi trei aspecte:
- proforma indică suma și condițiile comerciale înaintea facturării;
- încasarea unui avans poate declanșa obligații fiscale proprii;
- livrarea bunului sau prestarea serviciului trebuie urmată de documentele fiscale prevăzute de lege.
Proforma este utilă în relația comercială, dar nu înlocuiește factura fiscală.
