Ai trecut o sumă greșită, ai ales alt client sau ai trimis factura de două ori? Iată ce trebuie să faci.
Verifică mai întâi răspunsul sistemului
Indexul de încărcare arată că ai trimis fișierul, nu că acesta a trecut verificările. Dacă primești erori de validare, corectezi fișierul și îl retransmiți.
Dacă factura a fost validată și pusă la dispoziția destinatarului, aceasta este considerată comunicată chiar dacă nu a fost descărcată. Nu o mai poți retrage din sistem, iar modificarea PDF-ului sau a datelor din programul tău nu corectează documentul transmis. Validarea nu înseamnă că ANAF a confirmat realitatea tranzacției sau că beneficiarul este de acord cu factura.
Cum corectezi o sumă greșită
Art. 330 alin. (1) lit. b) din Codul fiscal permite două variante. Poți emite o singură factură de corecție, care cuprinde informațiile inițiale și valorile cu minus, alături de informațiile și valorile corecte. Sau poți emite concomitent două documente: o factură cu valorile negative și o factură nouă, corectă.
De exemplu, ai facturat 1.200 lei în loc de 1.000 lei, sume fără TVA. Poți storna cei 1.200 lei și emite factura corectă de 1.000 lei, corectând și TVA, dacă este cazul.
Documentul de stornare trebuie să indice numărul și data facturii inițiale. Această referință este necesară și când corectezi printr-un singur document. Transmiți documentele de corecție în e-Factura.
Ce faci dacă ai greșit CUI-ul clientului
Dacă factura a ajuns la altă firmă, folosești documente separate: stornezi factura emisă pe datele greșite și emiți factura pe datele corecte ale clientului. Stornarea se transmite destinatarului inițial, iar factura corectă, clientului real.
Clientul poate semnala eroarea inclusiv printr-un mesaj în sistem, dar mesajul nu anulează factura și nu înlocuiește corecția.
Ai trimis aceeași factură de două ori?
Verifică răspunsul pentru fiecare încărcare și compară fișierele XML.
Dacă ai retrimis același fișier, iar a doua încărcare a fost respinsă, nu există două facturi comunicate. Nu emiți o stornare doar pentru că ai apăsat de două ori pe „trimite”.
Dacă în sistem există efectiv o dublură validată, situația trebuie corectată. Ghidul Ministerului Finanțelor arată că și modificări minore ale fișierului pot genera dubluri. Ghidul descrie o stornare tehnică, prin care identifici încărcarea dublată, inclusiv prin index și data încărcării, după ce clarifici situația cu destinatarul. Ghidul indică mențiunea „storno tehnic”, cu seria, numărul și data facturii inițiale și indexul vizat. Numărul documentului de stornare tehnică se formează din numărul inițial, urmat de litera „S”.
Dacă ai emis două facturi distincte pentru aceeași livrare, stornezi factura emisă în plus. Factura care reflectă operațiunea reală rămâne în evidență.
Păstrează factura inițială, documentele de corecție și răspunsurile sistemului, astfel încât să poți urmări ce ai corectat.
