Balanța de verificare îți arată situația conturilor firmei: ce sume existau la început, valoarea operațiunilor înregistrate și ce solduri au rămas. Pentru o primă lectură, urmărește perioada, coloanele și conturile care explică banii, creanțele, datoriile și rezultatul afacerii.
Dacă ai un SRL, acest document face parte din evidența contabilă curentă. Potrivit art. 22 din Legea contabilității nr. 82/1991, balanța de verificare se întocmește lunar, pentru verificarea înregistrărilor contabile.
De unde începi când primești balanța?
Verifică firma, perioada și data până la care sunt înregistrate operațiunile. O balanță pentru septembrie poate conține atât mișcările lunii, cât și valori cumulate de la începutul anului.
Întreabă contabilul dacă documentul include toate înregistrările perioadei sau este o variantă provizorie. O factură încă neînregistrată poate schimba sumele pe care le analizezi.
Ce înseamnă soldul inițial, rulajul și soldul final?
Coloanele arată punctul de plecare, mișcările și situația de la final. Fiecare rând identifică un cont printr-un cod și o denumire, iar valorile se citesc astfel:
- Soldul inițial reprezintă suma de la începutul intervalului de referință. Verifică dacă acesta este începutul exercițiului financiar sau al perioadei selectate.
- Rulajele însumează înregistrările dintr-un interval, separat pe debit și pe credit. Verifică dacă este rulajul lunii sau rulajul cumulat de la începutul exercițiului financiar.
- Soldul final arată suma rămasă în cont la sfârșitul perioadei, după luarea în calcul a înregistrărilor.
Unele rapoarte au și coloane precum „sume precedente” sau „total sume”. Acestea trebuie citite împreună cu intervalul indicat în raport. „Total sume” poate include soldurile de pornire și rulajele acumulate.
Dacă vrei să afli cât mai ai de încasat sau de plătit la o anumită dată, pornește de la soldurile finale.
Cum înțelegi debitul și creditul?
Sensul debitului și al creditului depinde de contul urmărit. Aceste denumiri indică cele două părți ale evidenței contabile. Nu înseamnă automat încasări și plăți.
De exemplu, în contul „Clienți”, facturarea unei vânzări mărește suma de încasat printr-o înregistrare în debit. Încasarea de la client reduce această sumă printr-o înregistrare în credit.
În contul „Furnizori”, o datorie nouă pentru o achiziție se înregistrează în credit, iar plata către furnizor se înregistrează în debit. De aceea, citește întotdeauna împreună denumirea contului și coloana în care apare suma.
Ce conturi urmărești mai întâi?
Poți începe cu patru repere, apoi să ceri detaliile relevante pentru firma ta:
- Banii în lei: contul 5121 „Conturi la bănci în lei” și contul 5311 „Casa în lei”. Soldurile debitoare arată disponibilitățile înregistrate în contabilitate la data raportului. Compară situația cu extrasele bancare și evidența numerarului pentru aceeași dată.
- Sumele de încasat de la clienți: contul 4111 „Clienți”. Soldul debitor arată creanțele evidențiate în acest cont. Pentru facturile restante și termenele de plată ai nevoie de situația detaliată pe clienți.
- Sumele datorate furnizorilor: contul 401 „Furnizori”. Soldul creditor arată datoriile evidențiate aici. Obligațiile pentru salarii, impozite sau împrumuturi se urmăresc în alte conturi.
- Profitul sau pierderea: contul 121 „Profit sau pierdere”. După închiderea conturilor de venituri și cheltuieli pentru perioada analizată, soldul creditor indică profit, iar soldul debitor indică pierdere.
Denumirile și funcțiunea acestor conturi sunt prevăzute în reglementările aprobate prin Ordinul MFP nr. 1.802/2014.
Cum citești un rând din balanță?
Rulajele explică trecerea de la suma de început la soldul final.
Să presupunem că urmărești un cont bancar în lei pentru o lună. La începutul lunii există 12.000 lei. În cursul lunii se înregistrează încasări de 18.000 lei și plăți de 22.000 lei, fără alte operațiuni care să modifice contul.
În acest exemplu, rulajul debitor al lunii este 18.000 lei, iar rulajul creditor este 22.000 lei. Soldul final debitor este 8.000 lei: 12.000 + 18.000 − 22.000.
Cei 8.000 lei reprezintă disponibilul contabil al contului bancar la finalul lunii. Calculul explică mișcarea banilor din acel cont; nu stabilește profitul firmei.
Cum citești profitul din balanță?
Rezultatul contabil se urmărește cumulat de la începutul exercițiului financiar. Această regulă este prevăzută la art. 19 alin. (1) din Legea contabilității. Un profit afișat într-o balanță pentru septembrie nu reprezintă automat profitul obținut numai în septembrie.
Pentru explicația rezultatului, urmărește veniturile și cheltuielile perioadei. Acestea se înregistrează în conturile din clasa 7, respectiv clasa 6. După închiderea lor în contul 121, soldurile acestora pot fi zero, deși firma a avut activitate.
Profitul poate exista înainte de încasarea banilor. De exemplu, un serviciu deja prestat și înregistrat ca venit poate fi încă neachitat de client. Această diferență rezultă din principiul contabilității de angajamente, prevăzut la pct. 53 din reglementările aprobate prin Ordinul MFP nr. 1.802/2014.
Ce merită clarificat cu contabilul?
Discută variațiile mari și sumele pe care nu le recunoști. Dacă soldul clienților crește, verifică ce facturi au rămas neîncasate. Dacă datoriile către furnizori cresc, cere situația obligațiilor și scadențele. Compară balanțe pentru perioade similare și în același format.
Pentru un contabil care să îți explice periodic cifrele firmei, poți solicita oferte prin Contopia.
