Firma ta poate avea sediul în București, iar contabilul în Cluj, Iași sau în altă localitate din România. Pentru externalizarea contabilității, legea cere un prestator autorizat, fără să impună ca acesta să fie din orașul sau județul firmei. Colaborarea poate fi organizată la distanță, dacă stabiliți clar cum comunicați.
Ce spune legea despre un contabil din alt oraș?
Art. 10 alin. (3) din Legea contabilității nr. 82/1991 permite organizarea și conducerea contabilității prin contracte cu persoane fizice sau juridice autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR). Textul nu condiționează alegerea prestatorului de localitatea sediului firmei.
Pentru un SRL, așadar, poți căuta un profesionist și în alte județe. Verifică autorizarea și serviciile pe care le poate presta, apoi experiența cu activități asemănătoare afacerii tale. Faptul că cineva oferă „contabilitate online” descrie modul de lucru, dar nu dovedește calificarea profesională.
Cum funcționează colaborarea la distanță?
Documentele pot fi transmise pentru prelucrare printr-o aplicație sau printr-un alt canal convenit (spre exemplu, email), iar discuțiile pot avea loc telefonic. Art. 23 din Legea nr. 82/1991 reglementează folosirea sistemelor informatice în contabilitate, cu obligații privind prelucrarea, păstrarea datelor și accesul autorităților fiscale.
De exemplu, un SRL din București poate transmite documentele unui contabil din Oradea și poate discuta periodic online situația firmei. Pentru ca acest mod de lucru să funcționeze, trebuie să știi ce trimiți, până când și cum afli dacă lipsesc documente sau explicații.
Ce se întâmplă cu relația cu ANAF?
Relația cu ANAF trebuie inclusă în discuția despre serviciile contractate. Clarifică cine depune declarațiile, urmărește comunicările din Spațiul Privat Virtual și pregătește răspunsurile la solicitările primite, precum și ce împuterniciri sunt necesare.
Asistența la un control și eventualele deplasări trebuie discutate distinct: nu presupune că sunt incluse în abonamentul lunar sau că orice situație se rezolvă online.
Ce trebuie stabilit înainte de începerea colaborării?
O colaborare la distanță are nevoie de câteva reguli concrete:
- cum și până când transmiți documentele;
- cine este persoana de contact și în ce interval răspunde întrebărilor;
- ce servicii sunt incluse în tarif și ce costuri pot apărea separat;
- cum primești rapoartele și cum se predau documentele și evidențele la încetarea contractului.
Externalizarea nu înlătură obligațiile administratorului privind organizarea contabilității. Prestatorul răspunde pentru conducerea acesteia potrivit legii și contractului, conform art. 10 alin. (1) și (4) din Legea nr. 82/1991.
Cât de mult ar trebui să conteze orașul?
Localitatea poate conta dacă ai nevoie de întâlniri frecvente. Pe de altă parte, experiența contabilului, comunicarea și serviciile incluse în ofertă pot cântări mai mult decât posibilitatea de a vă întâlni fizic.
Prin Contopia poți solicita oferte fără să îți limitezi căutarea la un anumit oraș. La Contopia colectăm informațiile despre afacerea ta o singură dată, iar tu poți primi până la 5 oferte de la contabili diferiți.
