Dacă sediul firmei este într-o locuință a unei persoane fizice, folosită și personal, utilitățile nu sunt deductibile integral la calculul impozitului pe profit. Mai întâi se stabilește partea din cheltuieli aferentă suprafeței puse la dispoziția firmei prin contract, iar din această parte este deductibilă fiscal numai 50%.
Regula rezultă din art. 25 alin. (3) lit. k) din Codul fiscal și privește cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații. Ea nu se aplică automat oricărei firme care are sediul declarat într-un apartament.
Când se aplică limitarea pentru sediul social din apartament?
Limitarea se aplică atunci când sediul se află într-o locuință care aparține unei persoane fizice și este folosită atât de firmă, cât și în scop personal.
Pentru calcul contează suprafața pusă efectiv la dispoziția firmei în baza contractului încheiat între părți. Regula analizată nu privește sediul cumpărat și deținut de societate, pentru care Codul fiscal conține dispoziții distincte.
Cum calculezi cheltuielile deductibile?
Calculul are două etape. Mai întâi determini partea din cheltuielile locuinței care corespunde suprafeței alocate firmei. Apoi aplici limita de 50% asupra sumei astfel determinate.
Presupunem că apartamentul are 80 mp, iar prin contract sunt puși la dispoziția firmei 20 mp. Proporția folosită pentru activitate este de 25%. Dacă într-o lună cheltuielile eligibile sunt de 1.000 lei, partea corespunzătoare sediului este de 250 lei. Din această sumă, 50%, adică 125 lei, este deductibilă la calculul rezultatului fiscal.
Exemplul presupune că toate costurile luate în calcul intră în categoriile prevăzute de Codul fiscal și sunt susținute de documente.
Ce trebuie să rezulte din contract?
Contractul trebuie să permită identificarea clară a suprafeței puse la dispoziția firmei. Fără această informație, raportul dintre spațiul utilizat de contribuabil și suprafața totală a locuinței nu poate fi determinat în mod verificabil.
Documentul ar trebui să clarifice și destinația spațiului, durata folosinței și modul în care sunt suportate cheltuielile.
Normele metodologice cer justificarea cheltuielilor prin documente, cum sunt contractele încheiate cu furnizorii de utilități și alte înscrisuri relevante. Calculul procentului nu înlocuiește facturile, contractul de folosință sau documentele care susțin sumele înregistrate.
Este suficient ca firma să aibă sediul declarat la adresă?
Nu. Simplul fapt că adresa apare ca sediu al firmei nu transformă automat o parte din cheltuielile locuinței în cheltuieli deductibile.
Costurile trebuie să aibă legătură cu activitatea economică, iar partea atribuită firmei trebuie să rezulte din situația reală și din documente. Dacă la sediu nu se desfășoară activitate și spațiul nu este utilizat efectiv de firmă, legătura dintre utilitățile locuinței și scopul economic devine dificil de susținut.
Suprafața prevăzută în contract, folosința reală și cheltuielile înregistrate trebuie să fie coerente între ele.
Regula reduce și impozitul microîntreprinderii?
Nu în același mod. Art. 25 din Codul fiscal privește determinarea rezultatului fiscal al contribuabililor care plătesc impozit pe profit.
Pentru microîntreprinderi, baza impozabilă este formată, ca regulă, din venituri, cu scăderile și ajustările prevăzute expres de Codul fiscal. Cheltuielile cu utilitățile nu reduc direct impozitul micro după mecanismul aplicabil impozitului pe profit.
Ele trebuie totuși înregistrate corect în contabilitate și susținute prin documente, chiar dacă nu diminuează direct baza impozitului pe veniturile microîntreprinderilor.
Deductibilitatea cheltuielii înseamnă și TVA deductibilă?
Nu. Cheltuiala deductibilă la impozitul pe profit și dreptul de deducere a TVA sunt două analize diferite.
Pentru TVA contează dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA, destinația achiziției și îndeplinirea condițiilor documentare. O factură de utilități emisă pe numele persoanei fizice nu îi conferă automat firmei dreptul de a deduce TVA înscrisă în document.
Nici procentul calculat pentru deductibilitatea cheltuielii nu poate fi preluat automat în analiza TVA. Fiecare componentă trebuie verificată după regulile fiscale care îi sunt aplicabile.
Ce verifici înainte să înregistrezi cheltuielile?
- euprafața totală a locuinței și suprafața indicată în contract pentru firmă;
- utilizarea reală a spațiului și legătura cheltuielilor cu activitatea;
- facturile, dovezile plății și celelalte documente justificative;
- regimul fiscal al firmei: impozit pe profit sau impozit micro.
În consecință, pentru o locuință folosită mixt, calculul presupune atât alocarea proporțională, cât și limita fiscală de 50%.
