Pentru a primi o ofertă de contabilitate potrivită nevoilor reale ale firmei, nu este suficient să spui doar că ai un SRL și că ai nevoie de contabil. Tariful și serviciile incluse depind de modul în care funcționează afacerea: câte documente generezi, dacă ai angajați, dacă ești plătitor de TVA, ce activitate desfășori și ce operațiuni ai în mod obișnuit.
Cu cât descrii mai bine firma de la început, cu atât vei putea compara mai ușor ofertele primite și vei reduce riscul ca prețul discutat inițial să se schimbe după începerea colaborării.
Ce trebuie să știe contabilul despre firma ta?
Începe cu informațiile care descriu dimensiunea și activitatea firmei. Nu ai nevoie de o prezentare complicată. Câteva date concrete sunt mult mai utile decât o descriere generală de tipul „am o firmă mică”.
Spune contabilului:
- ce tip de entitate ai, de exemplu SRL sau PFA;
- care este domeniul principal de activitate;
- dacă firma este deja activă sau urmează să înceapă activitatea;
- dacă ești plătitor de TVA sau, dacă firma este nouă, care este situația actuală.
Domeniul contează pentru că două firme cu aceeași cifră de afaceri pot avea activități foarte diferite. Un consultant care emite câteva facturi pe lună nu are același profil contabil cu un magazin online, o firmă cu stocuri sau o societate care lucrează frecvent cu parteneri din străinătate.
Spune câte documente ai într-o lună obișnuită
Volumul documentelor este unul dintre cele mai utile repere pentru estimarea muncii contabile.
Nu trebuie să știi numărul exact. Dacă ai deja activitate, poți face o estimare pornind de la facturile emise și primite, bonurile, chitanțele și celelalte documente care apar în mod obișnuit într-o lună.
Dacă firma este nouă, spune ce estimezi. De exemplu, este util să precizezi că vei emite aproximativ 10 facturi și vei avea 20–30 de documente de achiziție lunar.
Numărul de angajați poate schimba oferta
Dacă ai salariați, menționează de la început câți sunt și dacă ai nevoie și de servicii de salarizare.
Contabilitatea unei firme fără angajați poate presupune un volum diferit de lucru față de cea a unei societăți care gestionează lunar salarii și documente aferente personalului.
Dacă intenționezi să angajezi în perioada următoare, merită să precizezi și acest lucru. O ofertă bună nu ar trebui să răspundă doar situației firmei din ziua în care o soliciți, ci să îți permită să înțelegi și ce se întâmplă cu tariful atunci când activitatea crește.
Spune dacă ai operațiuni mai puțin obișnuite
Anumite tipuri de activități pot necesita mai multă atenție decât numărul brut de facturi.
Menționează, dacă este cazul, că:
- lucrezi cu furnizori sau clienți din alte țări;
- ai magazin online, stocuri sau mai multe puncte de lucru;
- deții mașini, echipamente ori alte active importante;
- ai credite, leasinguri sau alte operațiuni recurente care trebuie urmărite.
Nu trebuie să stabilești tu tratamentul contabil sau fiscal. Rolul tău este doar să îi dai contabilului imaginea corectă a afacerii. De aici, specialistul poate identifica serviciile de care ai nevoie.
Dacă schimbi contabilul, spune că este vorba despre o preluare
O firmă care își schimbă contabilul nu pornește de la zero.
Precizează de la început că există o contabilitate care trebuie preluată și spune de când funcționează societatea. Dacă știi că există documente lipsă, declarații care trebuie verificate sau perioade pentru care evidența trebuie clarificată, menționează acest lucru înainte să accepți oferta.
În felul acesta poți afla dacă preluarea este inclusă în tariful lunar sau dacă presupune un serviciu separat.
Este mai bine să clarifici aceste aspecte înainte de începerea colaborării decât să descoperi ulterior că oferta acoperea doar activitatea curentă.
Nu compara ofertele doar după preț
Un tarif mai mic nu înseamnă automat o ofertă mai avantajoasă, pentru că două oferte pot include servicii diferite.
Când compari contabili, verifică ce intră efectiv în prețul propus. Poți întreba dacă tariful include contabilitatea curentă, declarațiile, salarizarea, raportările periodice și discuțiile uzuale privind situația firmei.
La fel de util este să afli ce se taxează separat și când se poate modifica tariful. De exemplu, o creștere importantă a numărului de documente sau angajați poate schimba volumul de muncă.
Astfel compari serviciile oferite pentru prețul cerut, nu doar două sume afișate una lângă alta.
Ce să scrii concret când ceri o ofertă de contabilitate?
O solicitare bună poate fi foarte scurtă:
„Am un SRL care desfășoară activități de consultanță, fără angajați în prezent. Estimez aproximativ 20–30 de documente pe lună și lucrez în principal cu firme din România. Aș dori o ofertă pentru servicii contabile lunare și să știu ce servicii sunt incluse în tarif.”
Pentru o altă firmă, informațiile relevante vor fi diferite. Ideea este să îi oferi contabilului suficiente repere pentru a nu fi nevoit să își construiască oferta pe presupuneri.
Cu cât solicitarea ta descrie mai bine activitatea firmei, cu atât ofertele primite pot fi mai ușor de comparat. Nu trebuie să cunoști contabilitate ca să ceri o ofertă bună. Trebuie doar să explici clar cum funcționează afacerea.
Pe Contopia poți completa informațiile esențiale despre firma ta într-o singură solicitare și poți compara ofertele primite de la contabili înainte să alegi cu cine vrei să discuți.
