Momentul potrivit să cauți un contabil este înainte să începi efectiv activitatea, ideal chiar înainte de înființarea firmei. Nu pentru că trebuie să ai neapărat un contabil pentru a deschide un SRL, ci pentru că primele decizii privind afacerea pot influența modul în care vei lucra după înființare.
Un lucru este însă clar: prima încasare nu este momentul de la care începe contabilitatea. O firmă poate avea operațiuni care trebuie înregistrate cu mult înainte să primească primul leu de la un client.
De ce merită să discuți cu un contabil înainte să deschizi firma?
Înainte de înființare ai, de obicei, mai multe întrebări decât documente. Ce activitate vei desfășura? Vei avea angajați? Vei lucra doar cu firme sau și cu persoane fizice? Vei avea multe facturi, achiziții din străinătate sau investiții încă de la început?
Un contabil te poate ajuta să ai o imagine mai realistă asupra modului în care va funcționa firma din punct de vedere financiar și administrativ.
Discuția este utilă inclusiv pentru a înțelege de la început ce documente va trebui să păstrezi, cum vei comunica cu contabilul și ce servicii vei avea efectiv nevoie să incluzi în colaborare.
Nu trebuie să transformi însă alegerea contabilului într-o etapă care blochează înființarea firmei. Dacă afacerea este simplă și știi deja cum va funcționa, poți finaliza înființarea și apoi să începi rapid colaborarea. Important este să nu amâni până când se adună primele facturi și încasări.
Contabilitatea începe doar când emiți prima factură?
Nu. Prima factură emisă sau prima încasare nu reprezintă punctul de pornire al obligațiilor contabile.
Legea contabilității nr. 82/1991 stabilește, la art. 1, obligația societăților de a organiza și conduce contabilitatea financiară. În plus, art. 6 alin. (1) prevede că orice operațiune economico-financiară efectuată trebuie consemnată, la momentul efectuării sale, într-un document care stă la baza înregistrării în contabilitate.
Asta înseamnă că firma poate avea deja activitate contabilă chiar dacă încă nu are clienți.
Poți avea, de exemplu:
- achiziții de echipamente sau servicii;
- chirii, abonamente și comisioane bancare;
- plăți către furnizori sau alte cheltuieli necesare începerii activității;
- operațiuni legate de finanțarea și funcționarea firmei.
Dacă ai astfel de operațiuni, faptul că încă nu ai încasări nu înseamnă că poți lăsa contabilitatea pentru mai târziu.
Cine răspunde dacă firma nu își organizează contabilitatea?
Responsabilitatea nu dispare doar pentru că administratorul nu a ales încă un contabil.
Art. 10 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991 stabilește că răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității revine administratorului sau persoanei care are obligația gestionării entității.
Tot legea permite ca evidența contabilă să fie organizată printr-un contract de servicii. Potrivit art. 10 alin. (3) din Legea contabilității nr. 82/1991, contabilitatea poate fi organizată și condusă pe baza unui contract încheiat cu persoane fizice sau juridice autorizate potrivit legii, membre CECCAR.
Cu alte cuvinte, dacă alegi să externalizezi contabilitatea, merită să clarifici detaliile colaborării cât mai devreme, astfel încât documentele să ajungă la contabil pe măsură ce apar, nu după câteva luni de activitate.
Ce riști dacă aștepți până la primele încasări?
Problema principală este că poți ajunge la contabil cu o firmă care are deja istoric, chiar dacă nu a produs încă venituri.
În loc să înceapă colaborarea cu o situație clară, contabilul trebuie să identifice operațiunile deja realizate, să solicite documentele lipsă și să stabilească ce trebuie înregistrat pentru perioada anterioară.
Legea contabilității merge chiar mai departe: art. 11 interzice efectuarea de operațiuni economico-financiare fără înregistrarea acestora în contabilitate.
De aceea, întrebarea utilă nu este „am început să încasez bani?”, ci „firma a început să facă operațiuni?”
Dacă răspunsul este da, contabilitatea nu este ceva ce ar trebui lăsat pentru mai târziu.
Când să începi concret să cauți contabilul?
Pentru o firmă nouă, cea mai simplă variantă este să începi căutarea în perioada în care pregătești înființarea sau imediat după înregistrarea societății.
Ai astfel timp să compari ofertele fără presiune și să îi explici contabilului cum va funcționa afacerea: domeniul de activitate, numărul estimat de documente, existența angajaților, modul de facturare și tipurile de operațiuni pe care le anticipezi.
Aceste informații contează și pentru preț. Două firme cu venituri similare pot presupune volume de muncă foarte diferite pentru contabil.
Nu aștepta prima încasare pentru a căuta cauți un contabil. Ideal este să discuți cu unul înainte de înființare, iar cel târziu să ai colaborarea clarificată atunci când firma începe să facă primele operațiuni.
Dacă îți pregătești firma sau ai înființat-o deja, prin Contopia poți solicita oferte de la experți contabili și poți compara serviciile propuse înainte să alegi cu cine vrei să lucrezi.
