Digitalizarea nu mai reprezintă o opțiune doar pentru firmele mari care doresc să își eficientizeze activitatea administrativă. Tot mai multe companii apelează la contracte încheiate la distanță, comenzi, documente interne, decizii sau cereri semnate electronic.
Totuși, pentru antreprenori, întrebarea nu este doar dacă pot semna electronic, ci și ce tip de semnătură electronică pot utiliza.
Legea distinge între mai multe tipuri de semnătură electronică, iar efectele lor nu sunt identice.
Semnătura calificată
Semnătura electronică calificată produce aceleași efecte juridice ca semnătura olografă. În practică, aceasta este cea mai sigură variantă atunci când documentul are valoare juridică importantă.
Avantajul principal este claritatea efectelor. Dacă documentul este semnat cu semnătură electronică calificată, acesta este asimilat, în ceea ce privește condițiile și efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată.
În plus, dacă documentul este emis de o autoritate publică și este semnat cu semnătură electronică calificată sau are aplicat un sigiliu electronic calificat, acesta poate fi asimilat unui înscris autentic.
Semnătura avansată
Semnătura electronică avansată poate avea aceleași efecte ca semnătura olografă în anumite situații.
De exemplu, poate produce aceste efecte atunci când este creată cu un certificat emis de o autoritate sau instituție publică din România ori de un prestator de servicii de încredere calificat. De asemenea, poate fi relevantă atunci când documentul este recunoscut de partea căreia îi este opus sau când părțile au convenit expres că vor acorda acestei semnături valoarea unei semnături olografe.
Pentru antreprenori, semnătura avansată poate fi o soluție bună în relațiile comerciale recurente, în fluxurile interne sau în platforme în care identitatea participanților este controlată.
Totuși, este important ca firma să nu presupună automat că orice semnătură avansată valorează întotdeauna ca o semnătură olografă. Trebuie verificat dacă sunt îndeplinite condițiile legale.
Semnătura simplă
Semnătura electronică simplă produce și ea efecte juridice și poate fi folosită ca mijloc de probă. Totuși, nu oferă același nivel de siguranță ca semnătura calificată.
În anumite cazuri, semnătura simplă poate produce aceleași efecte ca semnătura olografă, de exemplu pentru acte patrimoniale cu valoare redusă, atunci când documentul este recunoscut de cealaltă parte sau atunci când profesioniștii au convenit expres acest lucru printr-un înscris separat.
În practică, semnătura simplă poate fi utilă pentru confirmări, aprobări interne, documente comerciale simple sau operațiuni cu risc redus.
Pentru documente importante, însă, antreprenorii ar trebui să fie prudenți. Dacă există riscul ca documentul să fie contestat, semnătura simplă poate genera dificultăți probatorii.
Concluzie
Semnătura calificată rămâne varianta cea mai sigură în relația atât cu partenerii comerciali, cât și cu autoritățile pentru că, din punct de vedere juridic, este asimilată semnăturii olografe. Semnătura avansată poate fi utilă în condițiile legii, iar semnătura simplă poate fi utilizată pentru documente cu risc redus sau în situații clar acceptate de părți.
