Formularele online sunt folosite pentru cereri de ofertă, comenzi, solicitări de contact, abonări la newsletter sau crearea conturilor de utilizator. Din perspectiva GDPR, fiecare câmp introdus într-un asemenea formular trebuie să aibă o justificare.
Principiul de bază este minimizarea datelor. Potrivit art. 5 alin. (1) lit. c) din GDPR, datele colectate trebuie să fie adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopul urmărit.
Un formular pentru solicitarea unei oferte ar trebui să ceară numai datele de contact și informațiile necesare pentru pregătirea răspunsului. Nu este justificată solicitarea unor date foarte detaliate dacă firma nu are nevoie de ele în etapa respectivă.
Pentru o simplă solicitare de informații, de exemplu, nu ar trebui cerute CNP-ul, seria actului de identitate sau alte date care nu au legătură cu scopul formularului.
Un formular simplu este mai ușor de completat și poate inspira mai multă încredere. Reducerea câmpurilor inutile limitează și volumul de date care ar putea fi afectat de o eroare, de un acces neautorizat sau de un incident de securitate.
Diferența dintre date necesare și date potențial utile
Antreprenorii pot fi tentați să colecteze cât mai multe informații pentru vânzări, marketing sau analize viitoare. Simpla posibilitate ca datele să devină utile cândva nu justifică însă colectarea lor.
Scopul trebuie stabilit înainte de colectare, iar pentru prelucrare trebuie să existe un temei legal. Firma trebuie să poată explica de ce solicită fiecare informație și cum o va folosi.
Dacă un câmp nu este necesar pentru scopul principal, dar există un motiv justificat pentru colectarea lui, acesta poate fi prezentat ca opțional. Utilizatorul trebuie să înțeleagă ce date este obligat să furnizeze și ce se întâmplă dacă nu le completează.
Informarea utilizatorului este obligatorie
Persoana care completează formularul trebuie informată, în momentul colectării, despre modul în care îi vor fi prelucrate datele. Informarea trebuie să precizeze, printre altele, cine este operatorul, scopul și temeiul prelucrării, destinatarii datelor, perioada de păstrare și drepturile persoanei vizate.
Aceste informații pot fi prezentate printr-un text scurt plasat lângă formular și printr-un link vizibil către politica de confidențialitate. Nu este suficient ca documentul să existe undeva în subsolul site-ului, dacă utilizatorul nu este îndrumat clar către el.
Newsletterul trebuie separat de scopul principal
Dacă formularul permite și abonarea la newsletter, această opțiune trebuie delimitată de cererea de ofertă, comandă sau crearea contului.
Atunci când abonarea se bazează pe consimțământ, acordul pentru marketing trebuie solicitat separat, într-o formă clară. Trimiterea unei cereri de ofertă nu înseamnă automat că persoana a acceptat să primească mesaje comerciale.
Utilizatorul nu ar trebui înscris automat în baza de marketing numai pentru că a completat un alt formular. Pentru folosirea datelor într-un scop distinct, firma trebuie să stabilească un temei legal și să ofere informarea corespunzătoare.
Cum verifici dacă un câmp este justificat
Pentru fiecare câmp, întreabă-te care este scopul concret, dacă informația este necesară acum și ce s-ar întâmpla dacă nu ar fi colectată. Dacă scopul poate fi atins în mod rezonabil fără acea informație, câmpul ar trebui eliminat sau, după caz, transformat într-unul opțional.
Un formular bine construit colectează numai datele necesare, separă scopurile diferite și îi explică utilizatorului ce se întâmplă cu informațiile furnizate.
