Semnarea electronică poate simplifica mult activitatea unei societăți. Contractele se pot încheia mai rapid, documentele pot circula fără tipărire, iar arhivarea poate deveni mai eficientă.
Totuși, documentele electronice trebuie tratate cu aceeași atenție ca documentele pe hârtie. Faptul că un document este digital nu înseamnă automat că este mai puțin important sau că poate fi semnat oricum.
Pentru antreprenori, principala preocupare trebuie să fie proba: dacă apare un conflict, firma trebuie să poată demonstra cine a semnat, când a semnat și ce document a fost acceptat.
Contractele semnate electronic au valoare juridică?
Legea asimilează documentele semnate cu semnătură electronică calificată celor semnate olograf. În plus, expirarea certificatului folosit la semnare nu afectează, prin ea însăși, valabilitatea documentului semnat, deoarece semnătura se verifică în raport cu momentul semnării.
Această regulă este importantă deoarece multe documente trebuie păstrate pe termen lung. Un contract semnat astăzi poate fi invocat peste câțiva ani, chiar dacă între timp certificatul semnatarului a expirat.
De aceea, firma trebuie să păstreze documentul electronic în forma sa originală și să se asigure că poate demonstra integritatea acestuia.
Ce se întâmplă dacă semnătura este contestată?
Nu toate semnăturile electronice sunt tratate la fel atunci când sunt contestate.
În cazul semnăturii electronice calificate, sarcina probei privind încălcarea condițiilor legale și tehnice revine celui care contestă semnătura.
În schimb, atunci când este contestată o semnătură electronică simplă sau avansată, sarcina probei privind îndeplinirea condițiilor legale și tehnice revine, de regulă, celui care invocă validitatea semnăturii.
Pentru antreprenori, această diferență este esențială. Dacă firma folosește semnături simple sau avansate, trebuie să păstreze dovezi suplimentare: fluxul de semnare, identificarea utilizatorului, confirmări, e-mailuri, audit sau alte elemente care arată că persoana respectivă a semnat documentul.
Acordurile între profesioniști pot reduce riscul
În relațiile dintre profesioniști, părțile pot conveni expres să acorde semnăturii electronice simple sau avansate efecte similare semnăturii olografe, în condițiile legii.
Această posibilitate este utilă pentru relațiile comerciale recurente. De exemplu, două firme care colaborează constant pot stabili printr-un acord-cadru ce tipuri de documente pot fi semnate electronic, ce platformă se folosește, cine are drept de semnare și ce efecte juridice au semnăturile aplicate.
Un asemenea acord poate evita discuțiile ulterioare despre validitatea semnării.
Sistemele electronice închise
Legea recunoaște și ideea de sistem electronic închis. Acesta poate fi o platformă folosită de un set definit de participanți, în cadrul unei entități sau stabilit de aceasta, pentru proceduri interne, servicii către clienți ori scopuri similare.
Într-un astfel de sistem, persoanele juridice de drept privat pot stabili reguli proprii privind utilizarea semnăturii electronice, iar documentele semnate în acel sistem pot produce efecte importante în interiorul său.
Pentru firme, sistemele închise pot fi utile pentru documente interne, aprobări, fluxuri operaționale, relații cu clienții în platforme proprii sau proceduri repetitive.
Totuși, dacă documentul este folosit în relația cu persoane din afara sistemului, se aplică regimul juridic general al semnăturii electronice. De aceea, firma trebuie să distingă între documentele strict interne și documentele care produc efecte față de terți.
Concluzie
Cele mai importante reguli sunt: alegerea tipului de semnătură (calificată, avansată, simplă), păstrarea dovezilor tehnice ale semnăturii, stabilirea de reguli clare cu partenerii. Semnătura electronică poate reduce birocrația, dar numai dacă este utilizată în mod organizat și cu atenție.
