În mediul de afaceri, momentul în care un document a existat într-o anumită formă, a fost semnat sau transmis poate avea o importanță semnificativă. În cazul documentelor pe hârtie, data poate rezulta din înregistrări, confirmări de primire sau alte mijloace clasice. În cazul documentelor electronice, existența și integritatea acestora la un anumit moment pot fi dovedite cu ajutorul mărcii temporale electronice.
Ce este marca temporală electronică calificată?
Marca temporală electronică leagă data și ora de un document sau de alte date electronice, oferind dovada că acestea existau la momentul respectiv.
Atunci când este vorba despre o marcă temporală electronică calificată, legea prevede că aceasta conferă documentului dată și oră certă. De asemenea, beneficiază de prezumția exactității datei și orei indicate și a integrității datelor de care acestea sunt legate.
Această regulă este importantă deoarece, în multe situații, simpla dată înscrisă într-un document nu este suficientă. O dată trecută manual într-un fișier poate fi contestată cu ușurință. În schimb, marca temporală calificată este emisă printr-un serviciu specializat și oferă o dovadă tehnică mai solidă.
O marcă temporală necalificată poate fi folosită ca mijloc de probă, dar nu beneficiază de aceleași prezumții juridice.
De ce este utilă?
Marca temporală poate fi utilă atunci când trebuie dovedit faptul că un document exista într-o anumită formă la un anumit moment.
De exemplu, poate fi relevantă pentru contracte electronice, notificări, oferte, acceptări, documente interne, decizii, rapoarte, documentații tehnice sau fișiere care trebuie păstrate ca probă.
În practică, o firmă poate avea nevoie să demonstreze că un document exista la o anumită dată sau că o ofertă fusese întocmită înainte de expirarea unui termen. Dacă trebuie dovedită și transmiterea ori primirea documentului, sunt necesare dovezi suplimentare de expediere și primire.
Marca temporală nu înlocuiește conținutul documentului și nici nu transformă un document greșit într-un document valabil. De asemenea, nu dovedește singură momentul redactării, semnării, transmiterii sau primirii documentului. Ea probează momentul în care datele au fost legate de marca temporală și integritatea acestora.
Diferența dintre semnătură și marca temporală
Semnătura electronică și marca temporală au roluri diferite.
Semnătura electronică este legată de identificarea semnatarului și de asumarea documentului. Marca temporală este legată de momentul în care aceasta a fost aplicată documentului și de integritatea datelor respective.
Cele două instrumente pot fi folosite împreună. De exemplu, un contract electronic poate fi semnat cu semnătură electronică calificată și poate avea aplicată și o marcă temporală electronică calificată.
Cine poate furniza marca temporală calificată?
Serviciul de marcare temporală calificată este furnizat de un prestator de servicii de încredere calificat, înscris în listele sigure naționale prevăzute de Regulamentul eIDAS.
Această condiție este importantă. Nu orice aplicație care afișează o dată și o oră oferă o marcă temporală calificată în sens juridic.
Prestatorii de servicii de marcare temporală au obligația de a crea și menține un registru electronic operativ de evidență, care cuprinde momentele la care au fost emise mărcile temporale.
Pentru antreprenori, recomandarea practică este să verifice dacă furnizorul are statutul de prestator calificat și dacă este înscris în lista sigură relevantă pentru serviciul oferit.
Concluzie
Marca temporală electronică calificată conferă unui document electronic dată și oră certă și ajută la dovedirea existenței și integrității acestuia la un anumit moment. Folosită împreună cu semnătura electronică, marca temporală poate consolida valoarea probatorie a documentelor digitale.
