Facturile, ofertele, comenzile și alte documente comerciale emise de un SRL trebuie să conțină datele de identificare prevăzute de Legea nr. 31/1990. Obligația se aplică și site-ului propriu al societății, iar nerespectarea ei poate fi sancționată cu amendă între 2.500 și 5.000 de lei.
Nu este suficient să treci doar denumirea firmei și codul unic de înregistrare. Pentru un SRL trebuie menționate inclusiv sediul social, numărul din registrul comerțului și capitalul social.
Pe ce documente trebuie să apară datele firmei?
Obligația are o sferă mai largă decât factura. Art. 74 alin. (1) din Legea nr. 31/1990 se referă la orice factură, ofertă, comandă, tarif, prospect și la celelalte documente întrebuințate în comerț care provin de la o societate.
Așadar, regula trebuie avută în vedere și pentru ofertele comerciale trimise clienților, formularele de comandă, cataloagele de prețuri și alte documente prin care firma participă la relațiile comerciale. Faptul că documentul este transmis în format PDF sau prin mijloace electronice nu îi schimbă natura.
Legea nu limitează obligația la documentele care produc efecte fiscale. O ofertă poate să nu fie factură și să nu dovedească o plată, dar rămâne un document comercial emis de societate.
Ce date sunt obligatorii pentru un SRL?
Documentele comerciale trebuie să permită identificarea clară a societății care le emite. Pentru un SRL, informațiile cerute de art. 74 alin. (1) și (3) sunt:
- denumirea completă a societății și forma juridică, respectiv mențiunea „S.R.L.”;
- sediul social și numărul sub care societatea este înregistrată în Registrul Comerțului;
- codul unic de înregistrare și valoarea capitalului social.
Datele trebuie preluate din informațiile oficiale ale societății. Folosirea unei denumiri prescurtate în materialele de prezentare nu ar trebui să înlocuiască identificarea legală completă atunci când documentul intră în categoria celor prevăzute de art. 74.
Ce trebuie să conțină bonul fiscal?
Bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice sunt exceptate de la regula generală din art. 74 alin. (1) din Legea nr. 31/1990. Acestea trebuie să conțină elementele stabilite de legislația specială aplicabilă aparatelor de marcat.
Excepția privește însă bonul fiscal, nu toate documentele emise de firma care utilizează o casă de marcat. Dacă aceeași societate transmite și o ofertă, o comandă sau o factură, pentru aceste documente trebuie analizate separat cerințele art. 74.
Datele firmei sunt obligatoriu de menționat și pe site-ul societății?
Da, dacă societatea deține o pagină de internet proprie. Legea nr. 31/1990 prevede că informațiile generale de identificare și datele referitoare la capitalul social trebuie publicate și pe pagina de internet a societății.
Legea nu stabilește condițiile în care trebuie afișate. Datele pot fi incluse, de exemplu, într-o secțiune dedicată informațiilor despre firmă sau în subsolul site-ului, cu condiția să fie efectiv publicate și să poată fi identificate de utilizator.
Informațiile pot fi incluse și în termenii și condițiile site-ului, dacă acea pagină face parte din pagina de internet a societății. Cerința este ca datele prevăzute de art. 74 să fie publicate complet și să fie actuale.
Ce se întâmplă dacă datele lipsesc?
Încălcarea art. 74 constituie contravenție. Potrivit art. 270^3 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, sancțiunea este amenda de la 2.500 la 5.000 de lei.
Constatarea contravenției și aplicarea sancțiunii se realizează, conform art. 270^3 alin. (3), de organele cu atribuții de control ale Ministerului Finanțelor, prin ANAF și unitățile sale teritoriale.
Concluzie
Actualizează facturile, ofertele, comenzile și site-ul ori de câte ori se schimbă denumirea, sediul, numărul de înregistrare sau capitalul social al societății și păstrează aceste informații publice
