Legea contabilității prevede un termen general de păstrare de 5 ani pentru registrele de contabilitate obligatorii, documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară și statele de salarii. Termenul se calculează de la 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
De exemplu, pentru documentele întocmite în 2024 cărora li se aplică regula generală, termenul începe la 1 iulie 2025 și se împlinește la 1 iulie 2030.
Există și excepții. Documentele financiar-contabile care dovedesc proveniența unor bunuri cu o durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a bunurilor. Situațiile financiare anuale, situațiile financiare anuale consolidate și situațiile financiare interimare se păstrează timp de 10 ani. Același termen se aplică situațiilor financiare și raportărilor contabile întocmite în cazurile prevăzute la art. 28 alin. (2) din Legea contabilității.
Documentele financiar-contabile pot fi păstrate fie pe hârtie, fie în format electronic, inclusiv atunci când documentele întocmite inițial pe hârtie sunt convertite în format electronic. Fișierele trebuie păstrate astfel încât documentele să poată fi listate și prezentate în orice moment, inclusiv la solicitarea organelor de control.
În practică, pot fi păstrate electronic registrele contabile, facturile, avizele, chitanțele, deconturile, notele de recepție și alte documente justificative.
În cazul facturilor transmise prin RO e-Factura, exemplarul original este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, potrivit art. 4 alin. (6) din OUG nr. 120/2021. PDF-ul folosit pentru vizualizare sau documentul tipărit nu înlocuiește fișierul original.
Pentru documentele de personal, regulile sunt diferite. Contractele individuale de muncă și actele adiționale pot fi semnate cu semnătură electronică avansată sau calificată, dar părțile trebuie să utilizeze aceeași modalitate: fie ambele semnează olograf, fie ambele semnează electronic. Angajatorul nu poate obliga salariatul să utilizeze semnătura electronică.
Documentele de muncă semnate electronic se arhivează cu respectarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și a Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.
La controalele ITM, documentele de muncă semnate electronic trebuie acceptate în format electronic, fără ca inspectorii să solicite și varianta tipărită. La solicitarea organelor de control, documentele pot fi transmise electronic chiar înainte de efectuarea controlului.
După expirarea termenului de păstrare, documentele financiar-contabile nu se elimină automat. Eliminarea se face de o comisie, pe baza unui proces-verbal, iar scoaterea documentelor se consemnează în Registrul de evidență al arhivei.
Regulile actuale permit firmelor să reducă arhiva fizică. Pentru documentele supuse art. 25 din Legea contabilității, regula generală este păstrarea timp de 5 ani, cu excepțiile prevăzute de lege. Arhivarea electronică este permisă, cu condiția ca fișierele să fie păstrate în siguranță și să poată fi prezentate la control.
