Atunci când înființezi o firmă, modifici obiectul de activitate sau deschizi un punct de lucru, nu este suficient să ai codurile CAEN înscrise în actul constitutiv. Pentru ca activitatea să poată fi desfășurată în mod legal, aceasta trebuie autorizată la Registrul Comerțului.
Autorizarea funcționării se realizează, de regulă, prin depunerea unei declarații pe propria răspundere. Prin acest document, reprezentanții firmei declară că activitățile desfășurate respectă condițiile prevăzute de lege pentru domeniul respectiv.
Ce este declarația pe propria răspundere privind funcționarea firmei
Declarația pe propria răspundere este documentul prin care firma își asumă că îndeplinește condițiile legale pentru desfășurarea activităților declarate.
Aceasta poate viza activități desfășurate:
- la sediul social;
- la sediile secundare sau punctele de lucru;
- la terți;
Practic, prin această declarație se indică unde se desfășoară activitatea și pentru ce coduri CAEN se solicită autorizarea.
Când se depune declarația de funcționare
Declarația se depune, de regulă, la momentul înmatriculării firmei, împreună cu celelalte documente necesare înregistrării la Registrul Comerțului.
Ulterior, poate fi necesară o nouă declarație atunci când apar modificări importante, cum ar fi:
- adăugarea unor noi activități;
- schimbarea sediului social;
- deschiderea unui punct de lucru;
- mutarea activității într-o altă locație;
- suspendarea activității;
- reluarea activității după suspendare.
Este important de reținut că autorizarea trebuie să reflecte situația reală a firmei. Dacă activitatea se mută, se extinde sau se schimbă, declarația inițială poate să nu mai fie suficientă.
Declarația de la Registrul Comerțului nu înlocuiește toate autorizațiile speciale
Depunerea declarației pe propria răspundere este o etapă necesară, dar nu înseamnă că firma este scutită de alte avize sau autorizații prevăzute de legi speciale.
În anumite domenii pot fi necesare aprobări suplimentare, de exemplu în zona alimentară, sanitară, veterinară, protecția mediului, securitatea muncii sau alte domenii reglementate.
De aceea, înainte de începerea efectivă a activității, este recomandat să fie verificat dacă domeniul respectiv impune autorizări suplimentare de la instituții precum DSP, ANSVSA, autorități de mediu sau alte autorități competente.
Ce document se eliberează după autorizare
După înregistrarea declarației, Registrul Comerțului eliberează Certificatul constatator. Acesta confirmă activitățile autorizate, locul unde acestea se desfășoară și temeiul în baza căruia firma poate funcționa.
Certificatul constatator este un document util în practică, fiind solicitat frecvent în relația cu băncile, partenerii contractuali, autoritățile publice sau alte instituții.
Concluzie
Autorizarea activității la Registrul Comerțului este un pas esențial pentru orice firmă care începe, modifică sau extinde o activitate economică.
Declarația pe propria răspundere nu trebuie tratată ca o simplă formalitate. Prin semnarea acesteia, firma își asumă că respectă toate condițiile legale aplicabile activității declarate.
Pentru a evita problemele ulterioare, este important ca activitățile autorizate, sediile declarate și condițiile reale de funcționare să fie verificate cu atenție înainte de depunerea documentelor la Registrul Comerțului.
