Asociații unui SRL nu mai trebuie să fie neapărat în aceeași încăpere pentru a ține adunarea generală. Legea nr. 31/1990 permite participarea și votul prin mijloace electronice de comunicare la distanță, dacă sunt respectate condițiile art. 195^1, introdus în lege în decembrie 2024.
Regula este utilă mai ales pentru firmele cu asociați aflați în orașe sau țări diferite.
Când poate un SRL să țină AGA online?
Participarea la distanță este posibilă în trei situații: dacă actul constitutiv prevede această variantă, dacă asociații o aprobă cu majoritatea cerută de art. 192 sau dacă toți asociații convin în scris.
Art. 192 stabilește, ca regulă, că adunarea generală decide prin votul reprezentând majoritatea absolută a asociaților și a părților sociale, dacă actul constitutiv nu prevede altfel.
Asta înseamnă că un SRL nu trebuie neapărat să își fi prevăzut de la înființare ședințele online. Legea permite și adoptarea ulterioară a acestei modalități, în condițiile art. 195^1.
Este suficient un apel video?
Nu. Legea cere ca mijloacele electronice folosite să permită mai mult decât simpla conectare a participanților.
Sistemul trebuie să asigure identificarea asociaților, participarea efectivă la ședință și retransmiterea continuă a deliberărilor. Totodată, asociații trebuie să poată interveni în discuții, să își exprime votul, iar votul să poată fi verificat ulterior. Fiecare participant trebuie să își poată verifica propriul vot exprimat.
Legea nu impune o anumită platformă. Important este ca soluția tehnică și procedura folosită să poată îndeplini aceste cerințe.
AGA online este același lucru cu votul prin corespondență?
Nu. În cazul AGA online, asociatul participă efectiv la ședință: urmărește dezbaterile, poate interveni și votează în cadrul adunării.
Votul prin corespondență, reglementat separat de art. 191 alin. (2), presupune exprimarea votului fără participarea efectivă la dezbateri și este posibil dacă această modalitate este prevăzută în actul constitutiv.
Ce ar trebui să verifici înainte de utilizarea acestui mijloc?
- dacă actul constitutiv permite participarea online sau dacă există o hotărâre ori un acord scris care o permite;
- dacă soluția tehnică identifică participanții și permite participarea reală și votul verificabil;
- cum va fi consemnată desfășurarea ședinței și rezultatul votului;
- cum va fi semnată hotărârea adoptată.
AGA online poate simplifica mult funcționarea unui SRL, mai ales când asociații nu se află în același loc. Flexibilitatea introdusă în Legea nr. 31/1990 nu elimină însă formalitățile: procedura trebuie organizată astfel încât participarea și votul să poată fi dovedite.
